Warum versagt HR? Fehlende Vision & Chance auf Veränderung

Viele HR-Verantwortliche begannen ihre Laufbahn mit dem Ziel, Talente zu fördern, die Arbeitswelt neu zu gestalten und als strategische Partner des Managements zu agieren. Heute jedoch prägen oft hoher Verwaltungsaufwand, zunehmende Regularien und erheblicher Zeitdruck den Alltag.

Dabei stehen zahlreiche Herausforderungen an, die nach Lösungen verlangen: vom Fachkräftemangel über steigende Arbeitsbelastung bis hin zu zunehmenden Burnout-Fällen. Gleichzeitig gewinnt HR auf C-Level-Ebene an strategischer Bedeutung. Die Möglichkeit, die Arbeitswelt aktiv zu gestalten, war nie größer. Dennoch fehlt es HR häufig an einer klaren Vision: Wohin soll sich die Arbeitswelt entwickeln? Und wie erreichen wir dieses Ziel?

Die Realität: Verwaltung statt Gestaltung

Ein Blick in die Praxis zeigt: HR-Arbeit wird oft von administrativen Aufgaben und kurzfristigen „Feuerwehr-Einsätzen“ dominiert. Laut einer Studie zur HR-Service-Experience 2024 von Haufe nimmt Digitalisierung in HR nur langsam Fahrt auf, und viele Prozesse sind immer noch durch Routinetätigkeiten geprägt. Dies unterstreicht, dass HR oft im Spannungsfeld von Technik, Mensch und Struktur operiert – ohne diese drei Ebenen ausreichend zu verbinden.

Psychische Belastungen und steigende Krankmeldungen verdeutlichen zusätzlich: Die Art, wie wir arbeiten, wirkt sich direkt auf unsere mentale und physische Gesundheit aus.

Ein DAK-Bericht zeigt, dass psychische Erkrankungen nach Atemwegserkrankungen mittlerweile der zweithäufigste Grund für Krankschreibungen sind, mit einer Zunahme von 52 Prozent in den letzten zehn Jahren. „Burnout ist die neue Pandemie,“ wie Volker Nürnberg es ausdrückt – und HR hat hier eine Schlüsselrolle, diese Trends zu adressieren.

Das Workshop-Angebot „Wege für gesunde Produktivität“ von Peras ist speziell darauf ausgerichtet, Unternehmen dabei zu helfen, eine nachhaltige Arbeitskultur zu entwickeln und Burnout-Risiken zu minimieren.

Was HR braucht: Eine mutige Vision

HR braucht Visionen – aber nicht in Form abstrakter, schwer greifbarer Konzepte. Es geht um konkrete, pragmatische Ziele, die Mitarbeitende inspirieren und den geschäftlichen Erfolg vorantreiben.

Solche Visionen können lauten:

• Entlastung durch Technologie: In fünf Jahren erledigt KI alle Routinetätigkeiten, während sich HR auf strategische Themen konzentriert.
• HR-Suite nutzen/ausbauen: Eine gut ausgebaute HR-Suite kann sehr viel Arbeit abnehmen und verbessern. Von der Entgeltabrechnung über Zeitwirtschaft bis hin zu Recruiting und Bewerbermanagement.
• Administrative Prozesse auslagern: Entgeltabrechnung oder Zeitwirtschaftsverwaltung an einen erfahrenden Dienstleister auszulagern entlastet ungemein und ist oft sogar kostengünstiger als es selbst zu machen.
• Eine gesunde Arbeitskultur: Burnout-Risiken werden minimiert, und psychische Belastungen gehören der Vergangenheit an.
• Arbeitgebermarke stärken: HR macht Unternehmen zum Talentmagneten durch authentische Ansprache und innovative Arbeitsbedingungen.
• Flexible Arbeit fördern: Mitarbeitende erleben maximale Freiheit in der Gestaltung ihrer Arbeitszeiten, ohne dass Produktivität leidet.

Passend dazu bietet Peras Workshops wie „Künstliche Intelligenz und ChatGPT“ an, die zeigen, wie moderne Technologien effektiv eingesetzt werden können.

Unternehmen, die ihre eigenen Strategien entwickeln und Prozesse gestalten wollen, finden Unterstützung durch unser Peras HR-Consulting: Unsere Berater erkennen und gestalten mit unseren Kunden Wege für Entlastung, Verbesserung der Arbeitskultur oder den Einsatz von KI im Personalbereich.

Zwei Modelle für die Transformation von HR

Diese zwei Ansätze zeigen, wie HR vom Status quo zu einer gestaltenden Funktion werden kann:

1. Das einfache Entwicklungsmodell

Das Modell setzt auf einen schrittweisen Transformationsansatz:

1. Entlastung durch Digitalisierung und Outsourcing:
   • Routineaufgaben wie Gehaltsabrechnung und Dokumentenmanagement werden digitalisiert oder an spezialisierte Dienstleister ausgelagert. Dies schafft Freiräume für strategische Themen.
2. Fokus auf Employee Experience:
   • HR nutzt die Freiräume, um die Employee Experience zu gestalten, Mitarbeitende besser einzubinden und Talente gezielt weiterzuentwickeln.
3. Nachhaltige Weiterentwicklung:
   • Auf dieser Grundlage entwickelt HR seine Rolle langfristig weiter, z. B. durch New Leadership-Programme oder den Aufbau lernender Organisationen.

2. Das „trojanische“ Transformationsmodell

Dieses Modell nutzt den Moment von technologischen Neuerungen, um gleichzeitig auf den Ebenen Prozesse, Menschen und Strukturen neue Wege zu gehen:

1. Technologie: Einführung neuer HR-Tools, wie z. B. der Peras HR-Suite, wie KI-gestützter Recruiting-Software oder automatisierter Stellenausschreibungsprozesse.
2. Mensch: Gezielte Schulungen und Weiterbildungen für HR-Teams und Führungskräfte stellen sicher, dass technologische Neuerungen erfolgreich umgesetzt werden.
3. Struktur: Organisatorische Anpassungen stellen sicher, dass die neuen Tools effektiv in die Unternehmenskultur integriert werden.

Ein Beispiel aus der Praxis: Bei der Einführung eines Bewerbermanagementsystems wurden nicht nur technische Prozesse optimiert, sondern auch die Employer Branding-Strategie neu ausgerichtet, Active Sourcing etabliert und datenbasierte Recruiting-Entscheidungen eingeführt.

Die Zukunft der Arbeit: Trends, die HR prägen

Die Arbeitswelt wird sich in den kommenden Jahren durch technologische, gesellschaftliche und wirtschaftliche Trends fundamental verändern.

Einige der wichtigsten Entwicklungen sind:

1. Digitalisierung und Automatisierung: KI und maschinelles Lernen übernehmen Routinetätigkeiten. Dies schafft Raum für komplexere, strategische Aufgaben. Das Webinar „Einsatz künstlicher Intelligenz im Bereich Personal“ von Peras unterstützt dabei, diese Technologien optimal zu nutzen.
2. Flexible Arbeitsmodelle: Hybride Modelle aus Büro- und Remote-Arbeit sowie flexible Arbeitszeiten fördern die Work-Life-Balance und steigern die Mitarbeiterzufriedenheit.
3. Gig Economy und Freelancing: Unternehmen kombinieren feste Mitarbeitende mit freiberuflichen Experten, um agil auf Marktanforderungen zu reagieren.
4. Gesundheit und Wohlbefinden: Organisationen investieren mehr in die mentale und physische Gesundheit ihrer Mitarbeitenden – vom Betrieblichen Gesundheitsmanagement bis zu Wellness-Programmen.
5. Nachhaltigkeit und soziale Verantwortung: HR treibt Themen wie Diversität, Inklusion und Nachhaltigkeit voran, um Unternehmen zukunftsfähig zu machen. Unser Workshop „Der Weg zur Nachhaltigkeit“ gibt wichtige Impulse, wie Unternehmen diese Themen erfolgreich adressieren können.

Freiräume schaffen: Digitalisierung als Schlüssel

Der erste Schritt zur Transformation ist die Entlastung. Ohne Freiräume bleibt keine Zeit für Visionen. Technologien wie Self-Service-Tools oder automatisierte Prozesse können Routineaufgaben übernehmen und HR ermöglichen, sich auf strategische Prioritäten zu konzentrieren.

Ein Beispiel: Die Outsourcing-Lösung für Entgeltabrechnung bei Peras entlastet Unternehmen von aufwendigen administrativen Aufgaben. Der zusätzliche Freiraum kann genutzt werden, um Mitarbeitende zu fördern und die Unternehmenskultur zu stärken.

Ein systematisches Vorgehen: Der Vier-Stufen-Ansatz

Damit HR nicht nur entlastet, sondern gleichzeitig zukunftsfähig wird, stellt das Vorgehensmodell von Peras eine pragmatische und effektive Methode dar. Der Ansatz basiert auf vier klar strukturierten Schritten, die sicherstellen, dass Prozesse nicht nur effizient, sondern auch nachhaltig gestaltet werden:

1. Verstehen

• Ziel: Ein tiefes Verständnis für die spezifischen Herausforderungen und Ziele des Unternehmens schaffen.
• Methoden: Dokumentenanalysen, Interviews mit Stakeholdern und ein Kick-off-Workshop, um einen klaren Projektplan und ein initiales Kompetenzset zu entwickeln.
• Besonderheit: Sounding-Prozesse sorgen dafür, dass die Perspektiven aller Beteiligten einbezogen werden.

2.Gestalten

• Ziel: Co-kreative Entwicklung einer Lösung, die individuell auf das Unternehmen zugeschnitten ist.
• Maßnahmen: Erstellung eines finalen Kompetenzsets, eines Lernplans und eines Kommunikationsplans. Parallel werden IT-Lösungen aufgesetzt und Führungskräfte gebrieft, um die Umsetzung zu unterstützen.

3. Umsetzen

• Ziel: Effektive Implementierung der neuen Prozesse und Systeme.
• Schritte:
  1. ​​​​​​​Schulung der Mitarbeitenden zur Skill-Entwicklung.
  2. Durchführung von Lern- und Umsetzungszyklen mit schnellen Erfolgen.
  3. Einführung eines Kompetenz- und Entwicklungstableaus zur Erfolgskontrolle.

4. Nachhalten

• Ziel: Sicherstellen, dass die Veränderungen nachhaltig wirken.
• Maßnahmen: Laufende und finale Projektevaluation, gemeinsame Auswertung und Implementierung einer Entwicklungsplanung.

Fazit: HR hat das Potenzial, die Zukunft zu gestalten

HR steht vor einer entscheidenden Frage: Will es weiterhin auf Verwaltung reduziert werden – oder mutig die Zukunft gestalten? Der Schlüssel liegt in der Kombination aus technologischer Innovation, strategischer Neuausrichtung und der Fähigkeit, Menschen und Prozesse ganzheitlich zu denken.

Mit klaren Visionen, durchdachten Modellen und dem Willen zur Veränderung kann HR weit mehr sein als eine unterstützende Funktion. Es kann zur treibenden Kraft werden – für eine Arbeitswelt, die nicht nur effizient, sondern auch menschlich und inspirierend ist.