Employee Experience: Definition, Tipps und Strategie zur Umsetzung

Employee Experience ist weit mehr als ein modischer Begriff. Sie fokussiert sich darauf, wie sich die verschiedenen Aspekte des Arbeitsalltags auf die Leistung und Bindung der Mitarbeiter auswirken. Es handelt sich jedoch nicht bloß um das Schaffen von Wohlfühlmomenten oder Bequemlichkeit für die Angestellten. Vielmehr ist die Gestaltung der Employee Experience strategisch ausgerichtet, um geschäftliche und unternehmerische Ziele zu erreichen.

Bestsellerautor Ben Whitter schreibt: "Employee Experience ist ein Business Imperativ". 

Sie ist demnach heutzutage eine absolute Notwendigkeit für Firmen. Das Kreieren einer positiven Employee Experience schafft eine Situation, von der sowohl das gesamte Unternehmen als auch jeder Einzelne profitiert.

Was ist Employee Experience?

Employee Experience bezeichnet die gesamten Erfahrungen, die Mitarbeiter während ihrer Beschäftigungszeit machen. Jeder Kontaktpunkt zum Unternehmen spielt dabei eine Rolle. Diese Erfahrungen werden in zwei wesentliche Arten eingeteilt: Schlüsselmomente und kleinen Momenten im Alltag. Die Schlüsselmomente sind die Wendepunkte im Employee Lifecycle, wie Onboarding, Beförderung, Eintritt in Elternzeit, Umzug, bis hin zu Kündigung und Austritt.

Unternehmensleitungen, Personalabteilungen, Führungskräfte und alle Kollegen selbst können daran mitgestalten. Jeder Kontaktpunkt den ein Mitarbeiter zum Unternehmen hat zählt. Und viele davon können gezielt positiv beeinflusst werden. Dazu gehören: 

• Kontakt zu Menschen in der Zusammenarbeit: Ein Kontakt mit der Führungskraft und den Kollegen, Meetingabläufe, Sprache und Kommunikation untereinander, Techniken der Zusammenarbeit (z.B. klare Projektsteuerung und agiles Arbeiten) 
• Unternehmenskultur: Werte in der Unternehmenskultur, Nachhaltigkeitsmaßnahmen, Diversität
• Technische/physische Einrichtungen: Von der Stechuhr, den ersten Schritten im Gebäude, der Hardware und Software, dem Umkleideraum, der Kaffeeküche, der Gestaltung der Büroräume
• Personalservices: Saubere Entgeltabrechnung, Einfachheit von Zeitwirtschaft, Urlaubsanträgen, Reisekostenabrechnungen

Employee Experience ist kein Mitarbeiter-Engagement

Wenn es um das Engagement der Mitarbeiter geht, dreht sich alles um die Verbindung, die Mitarbeiter zur Arbeit und zum Arbeitgeber haben. Diese Verbindung hat einen großen Einfluss darauf, wie motiviert die Mitarbeiter sind, ihre eigenen Ziele und die des Unternehmens zu erreichen.

Andererseits ist die Employee Experience viel umfassender und betrachtet das große Ganze wie:

• regelmäßiges Feedback
• ein Plan für die persönliche Weiterentwicklung, der darauf abzielt, Stärken zu stärken und Schwächen zu minimieren
• eine gute Arbeitsatmosphäre, wo man sich wohl und willkommen fühlt

Die Employee Experience ist der Antrieb, der das Mitarbeiter-Engagement voranbringt.

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Warum ein gezieltes Employee Experience Management wichtig?

Unternehmensleitungen stehen heute vor vielfältigen Herausforderungen, von Krisen wie dem Klimawandel bis zum Fachkräftemangel. Die Wechselbereitschaft der Mitarbeitenden hat zugenommen, und sie suchen nach einer veränderten Arbeitskultur. Es sind nicht die kleinen Annehmlichkeiten wie Tischkicker oder Obstkörbe, die sie anziehen. Vielmehr wünschen sie sich flache Hierarchien, sinnstiftende Arbeit und eine familiäre Atmosphäre.

Das Employee Experience Management spielt eine zentrale Rolle dabei, die Bedürfnisse von Unternehmen und Mitarbeitern in Einklang zu bringen. Ein positives Arbeitsumfeld fördert nicht nur die Produktivität und die Motivation, sondern auch die Loyalität der Mitarbeitenden. In einer Zeit, in der Fachkräfte Mangelware sind, wird die Bedeutung des Menschen im Unternehmen immer deutlicher. Es geht darum, die richtigen Talente zu finden, sie zu halten und ihnen ein Umfeld zu bieten, in dem sie sich entfalten können.

Ziele der Employee Experience

Das Hauptziel einer Employee-Experience-Strategie ist die Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit an allen wichtigen Berührungspunkten. Employee Experience fokussiert sich dabei auf die echten Bedürfnisse der Mitarbeitenden. Basierend darauf streben Unternehmen an, ein inspirierendes und produktives Arbeitsumfeld zu gestalten, um Fachkräfte langfristig zu halten.

Das übergeordnete Ziel ist nicht nur die Erhöhung der Arbeitszufriedenheit, sondern auch die Verbesserung des Engagements der Mitarbeitenden. In Zeiten des Fachkräftemangels wird dadurch die intrinsische Motivation der Mitarbeitenden gestärkt und ihre Bindung an das Unternehmen vertieft, um einen möglichen Mitarbeiterverlust zu verhindern.

Der Employee Life Cycle

Im Employee Life Cycle werden alle Phasen der Erfahrungen eines Mitarbeiters in einem Unternehmen im Laufe seiner Anstellung erfasst. Die wichtigsten Stationen sind dabei die sogenannten Touchpoints. Man spricht von 5 Stufen der Employee Experience und durch Mitarbeiterbefragungen können die jeweiligen an jedem Touchpoint im Employee Life Cycle abgefragt werden.

1. Recruiting: An diesem Touchpoint wird analysiert, wie der Bewerbungsprozess verlief. Wie schnell hat der Bewerber das Jobangebot angenommen? Wie wurde der Bewerbungsprozess von dem Mitarbeiter wahrgenommen? War die Stellenbeschreibung klar und ansprechend genug, um die richtigen Bewerber anzusprechen?
2. Onboarding: Beim Einführungsprozess lernt der neue Mitarbeiter die Abläufe, Systeme und Werkzeuge des Unternehmens kennen. Er bekommt auch Zeit, sich zu orientieren, bevor er aktiv beiträgt. Ein zügiger Einführungsprozess ist wirtschaftlich vorteilhaft für das Unternehmen. Dabei sollte jedoch das Wohl des Mitarbeiters im Vordergrund stehen. Ein gelungenes Onboarding, bei dem sich der Mitarbeiter gut aufgenommen fühlt, fördert eine positive Bindung und Loyalität zur Firma.
3. Entwicklung: Mitarbeitern sollte die Möglichkeit gegeben werden, sich in ihrem eigenen Tempo und Rahmen weiterzuentwickeln. Das ist etwa mit einem festgelegten Weiterbildungsbudget möglich, mit dem Seminaren und auch Messen besucht werden können. Außerdem sollte es Aufstiegsmöglichkeiten, wie z.B. zum Abteilungsleiter geben.
4. Bindung: Es ist wichtig seine Mitarbeiter lange an das Unternehmen zu binden, da so hohe Fluktuationskosten gespart werden können. Dafür ist es wichtig, dass die Visionen des Unternehmens mit denen des Mitarbeiters übereinstimmen. Das Arbeitsklima kann beispielsweise durch Teamevents verbessert werden und eine gute Arbeitsatmosphäre für Mitarbeitende bieten.
5. Offboarding: Es gibt verschiedene Gründe, warum Mitarbeiter ein Unternehmen verlassen wollen. Die Gründe hierfür zu erfahren, bietet für Unternehmen große Chancen, die Employee Life Experience zu verbessern. Dies kann anhand von Exit-Interviews geschehen. Zeitgleich zeigt dies dem Ex-Mitarbeiter Wertschätzung und so kann das Unternehmen auch beim letzten Touchpoint einen guten Eindruck hinterlassen.

Gestaltungselemente der Employee Experience

Die Employee Experience, also die gesamten Erfahrungen, die Mitarbeiter während ihrer Beschäftigungszeit machen, wird von verschiedenen Faktoren beeinflusst. Diese 4 Kernaspekte spielen dabei eine herausragende Rolle:

1. Mensch & Zusammenarbeit:Der Fokus liegt auf dem individuellen Mitarbeiter. Wertschätzung, offene Kommunikation und individuelle Entwicklungsmöglichkeiten sind Schlüssel zu einer positiven Employee Experience
2. Unternehmenskultur & Werte: Eine mitarbeiterorientierte Kultur fördert Engagement und Identifikation. Vertrauen, Offenheit und Zusammenarbeit sind die Pfeiler einer starken Unternehmenskultur.
3. Technologie & Arbeitsmittel: Benutzerfreundliche Tools steigern die Produktivität und erleichtern die Arbeit. Technologie dient als Unterstützung, nicht nur als Mittel zum Zweck. 
4. Entgeltabrechnung & Personalservices: Flexible Arbeitsmodelle und Weiterbildungsangebote erhöhen das Mitarbeiterengagement. Transparenz in Personalprozessen und ein Fokus auf Cybersecurity und Datenschutz sind ebenfalls wichtig. 

Employee Experience verbessern in 7 Schritten

Für eine optimierte Employee Experience sollte man die Sicht der Mitarbeitenden verstehen und ihre Bedürfnisse in verschiedenen Situationen erkennen. Negative oder neutrale Erfahrungen sind dabei zuerst zu analysieren. Mit den richtigen Ansätzen, die je nach Unternehmen variieren können, lässt sich ein Mitarbeitererlebnis gestalten, das Zufriedenheit und Loyalität steigert. Mit diesen Schritten kommt man zu einer optimierten Employee Experience:

1. Ist-Analyse: Wie sehen die aktuellen Prozesse aus? Was fehlt noch auf dem Weg zu optimalen Prozessen und muss geändert werden? Das Abfragen von Mitarbeitererfahrungen ist hier essenziell. Hier sollte man auch die Betriebsdaten mit der Mitarbeitererfahrung kombinieren, um alle Ecken im Unternehmen abzustecken.
2. Ziele definieren: Dies hilft bei der Messung des Erfolgs und auch auf dem Weg dahin, da klare Ziele auch klar definierte Maßnahmen mit sich bringen müssen.
3. Den idealen Mitarbeiter erkennen: Hier sollte überlegt werden, wer mit den Maßnahmen zur Employee Experience angesprochen werden soll. Welche Bedürfnisse hat diese Zielgruppe und welche demografischen Merkmale wie Alter, Reifegrad etc. hat sie?
4. Erarbeitung der Maßnahmen: Welche Maßnahmen werden benötigt, um die Employee Experience voranzutreiben? Das können flexiblere Arbeitszeiten oder auch neue Technologien sein, die den Mitarbeitern ihren Arbeitsalltag erleichtern. Dabei sollten Unternehmen Wert darauf legen, was die Wünsche und Werte der Mitarbeiter betrifft. Hier sollte auch die Unterstützung der Führungsebene eingeholt werden.
5. Umsetzung der Maßnahmen: Hier lohnt es sich, erstmal einen Fokus zu setzen mit dem gestartet werden soll. Beispielsweise die Anpassung der Arbeitszeiten.
6. Erfolgsmessung: Nach ca. 3 Monaten kann man damit beginnen die Maßnahmen erstmalig auszuwerten. Um mit dem Beispiel der Arbeitszeit zu arbeiten, kann man prüfen, wie viele Mitarbeiter die neuen Arbeitszeiten genutzt haben und beispielsweise später mit der Arbeit begonnen haben und dafür länger am Arbeitsplatz waren.
7. Feedback einholen: Zusätzliche Umfragen können bei der Auswertung der Maßnahmen helfen. Denn nur wenn die Mitarbeiter den Erfolg der Maßnahmen wahrnehmen, ist die optimierte Employee Experience am richtigen Ort angekommen. Wichtig ist in diesem Falle ein funktionierendes Feedbacksystem.

Employee Experience messen

Die Erfahrung der Mitarbeiter ist eher ein subjektiver Aspekt und nicht direkt messbar. Trotzdem gibt es indirekte Kennzahlen, die zur Bewertung herangezogen werden können:

• Mitarbeiterumfragen: Anhand von regelmäßigen anonymen Mitarbeiterbefragungen zur Zufriedenheit am Arbeitsplatz, kann ermittelt werden, wie wohl sich Mitarbeiter aktuell im Unternehmen fühlen.
• Die Retention-Rate: Dieser Messwert sagt aus, wie lange Mitarbeiter innerhalb eines festgelegten Zeitraums im Unternehmen bleiben. Dafür teilt man die Mitarbeitenden zum Ende des festgelegten Zeitraums mit der Anzahl des Beginns des Zeitraums und multipliziert das Ergebnis mit 100.
• Kündigungen: Hier wird die auf die Kündigungsrate geblickt. Diese wird daran gemessen, wie viele Kündigungen es in Relation zur Gesamtzahl der Mitarbeiter es gibt.
• Krankheiten und Abwesenheiten: Laut dem Fehlzeitenreport einer großen Krankenkasse (2022), wurde bestätigt, dass zufriedene Mitarbeiter seltener krank werden. So fehlten Mitarbeiter, die unzufrieden im Unternehmen waren im Schnitt 14,2 Tage gegenüber zufriedenen Mitarbeitern, die nur 9,7 Tage im Jahr.
• Produktivität: In bestimmten Tätigkeitsbereichen kann die Produktivitätssteigerung der Mitarbeiter direkt erfasst werden. Dies ermöglicht Vergleiche zwischen früheren und aktuellen Leistungen.

Unternehmensleitungen und die Menschen im Unternehmen sind noch nicht in der Arbeitswelt angekommen, die sie brauchen, um ihre Ziele zu erreichen. Die Gestaltung von Employee Experience mit seinen Schlüsselmomenten und kleinen Momenten im Alltag ist einer der Schlüssel zur Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens. Vier Lernfelder helfen diesen Weg zu gehen. Unternehmen können mit kleinen Schritten starten – Aber sie müssen starten, wenn sie morgen noch erfolgreich sein wollen.