HR-Fachkräftemangel in der Payroll: Vier Handlungsoptionen für den Mittelstand

Eine pünktliche und fehlerfreie Entgeltabrechnung gehört zu den absolut kritischen Kernaufgaben jeder Personalabteilung. Doch während der Fachkräftemangel HR-Teams in vielen Bereichen stark fordert, spitzt sich die Lage in der Lohn- und Gehaltsabrechnung besonders zu.

In der Payroll trifft Demografie auf ein Spezialwissen, für das es in Deutschland keinen Ausbildungsweg gibt. Und dann kommt in vielen mittelständischen Unternehmen noch dazu, dass das kritische Systemwissen von nur ein bis zwei Personen getragen wird. Das kann für Unternehmen durchaus ein existenzielles Betriebsrisiko sein!

Alexander Jäger, Leiter SAP HR Beratung & Implementierung, Peras Gmbh

Wenn erfahrene Abrechnungskräfte in den Ruhestand gehen oder unerwartet ausfallen, kann der gesamte Prozess ins Stocken geraten. Der Fachkräftemangel in der Payroll ist längst kein reines Rekrutierungsproblem mehr, sondern kann zu einem existenziellen Betriebsrisiko werden.

In diesem Beitrag haben wir zusammen mit unseren Experten Alexander Jäger, Leiter SAP HR Beratung & Implementierung, sowie Clemens Hennige, Leiter Business Unit Genossenschaftsbanken, das Thema Fachkräftemangel in der Payroll betrachtet und vier Handlungsoptionen für den Mittelstand bewertet.

Das Klumpenrisiko in der Entgeltabrechnung: Warum Wissen im Kopf gefährlich ist

Der Fachkräftemangel in der Entgeltabrechnung hat tiefgreifende strukturelle Ursachen. Während bis zum Jahr 2040 rund 13 Millionen Beschäftigte der Babyboomer-Jahrgänge den Arbeitsmarkt verlassen, fehlt es an qualifiziertem Nachwuchs. Der Grund: In Deutschland existieren keine grundständigen Ausbildungs- oder Studiengänge für Payroll-Systemspezialistinnen und -spezialisten. Das essenzielle System- und Praxiswissen wird stattdessen über Jahre hinweg direkt im Betrieb aufgebaut.

In mittelständischen Unternehmen tragen unserer Erfahrung nach nur ein bis zwei Personen das gesamte kritische Systemwissen. Fällt eine dieser Schlüsselkräfte aus, entstehen gravierende Engpässe:

• Lange Wiederbesetzungszeiten: Eine Nachbesetzung dauert am Markt üblicherweise 6 bis 12 Monate – sofern überhaupt geeignete Fachkräfte zu finden sind.
• Langwierige Einarbeitung: Bis neue Mitarbeitende die tief gewachsenen Abrechnungslogiken durchdringen, vergehen häufig 12 bis 24 Monate.
• Steigende Gehaltserwartungen: Marktgehälter für Payroll-Fachkräfte sprengen zunehmend interne Vergütungsbänder.
• Gebundene Kapazitäten: Selbstbetriebene Altsysteme binden wertvolle Zeit, die für die strategische HR-Transformation fehlt.

Ein kritischer Wissensverlust in Unternehmen entsteht meist schleichend, wird jedoch beim ungeplanten Ausfall von Wissenstragenden schlagartig zur existenziellen Bedrohung für den monatlichen Abrechnungslauf.

Clemens Hennige, Leiter Business Unit Genossenschaftsbanken, Peras Gmbh

Fällt die erfahrene Abrechnungskraft ungeplant aus – sei es durch Kündigung oder Krankheit –, bricht genau diese dritte Schicht weg. Ohne saubere Dokumentation geraten bereits die nächsten Abrechnungsläufe in Gefahr.

Wissensverlust im Unternehmen verhindern: Der Fachkräftemangel als Zeitdruck-Katalysator

Um einen nachhaltigen Wissensverlust im Unternehmen zu verhindern, müssen HR-Verantwortliche handeln, bevor der personelle Engpass den Abrechnungsbetrieb lähmt. Der kritischste Treiber für akuten Handlungsbedarf in der Payroll ist das unvorhergesehene Wegbrechen von Know-how-Tragenden.

Gleichzeitig verstärken auch organisatorische und technische Veränderungen den Druck – schlichtweg weil intern die Fachkräfte fehlen, um zusätzliche Projekte neben dem Tagesgeschäft zu stemmen.

Vier typische Situationen zeigen, wie der Fachkräftemangel das Zeitfenster für HR-Entscheidungen verengt:

1. Abgang von Schlüsselpersonen (der direkte personelle Notfall): Ob geplanter Ruhestand, unerwartete Eigenkündigung oder ein längerer krankheitsbedingter Ausfall – verlässt die zentrale Abrechnungskraft das Unternehmen, entsteht häufig sofort akuter Handlungsbedarf (Vorlauf: 0 bis 6 Monate). Liegt das Abrechnungswissen nicht dokumentiert im System, sondern im Kopf der betroffenen Person, droht unmittelbar ein kritischer Wissensverlust in Unternehmen.
2. Fehlende Projektkapazitäten bei Systemwechseln (Lifecycle-Ende): Läuft der Support eines Altsystems aus, steht eine Umstellung an (Vorlauf: 18 bis 36 Monate). Das Problem: Durch die ohnehin dünne Personaldecke fehlen in vielen HR-Teams die Kapazitäten, um neben der monatlichen Gehaltsabrechnung ein aufwendiges Migrationsprojekt durchzuführen.
3. Compliance-Risiken durch Einzelwissen: Deckt eine Prüfung Mängel im internen Kontrollsystem auf, liegt die Ursache oft in inoffiziellen Workarounds einzelner Fachkräfte. Fällt diese Person aus, kann die Regelkonformität der Prozesse nicht mehr nachgewiesen oder aufrechterhalten werden (Vorlauf: 6 bis 12 Monate).
4. Ressourcenengpässe bei Umstrukturierung oder Wachstum: Zum Beispiel müssen immer wieder bei der Integration neuer Gesellschaften Abrechnungskapazitäten skaliert werden (Vorlauf: 3 bis 12 Monate). Gelingt die Nachbesetzung am leeren Arbeitsmarkt nicht, geraten strategische Wachstumsschritte ins Stocken.

Das Vorlauf-Dilemma: In drei von vier Fällen ist der verfügbare Vorlauf kürzer als die realistische Projektdauer einer Systemumstellung oder Prozessneuausrichtung von 9 bis 15 Monaten. Wer einen drohenden Wissensverlust im Unternehmen verhindern möchte, darf nicht erst beim Ausfall einer Schlüsselkraft reagieren, sondern muss Betreibermodelle vorausschauend aufstellen!

Vier Handlungsoptionen im nüchternen Vergleich

Ein drohender Wissensverlust im Unternehmen lässt sich auf verschiedenen Wegen abfedern. Es gibt keine universell richtige Antwort für jede Organisation. Ziel ist es, das Modell zu wählen, das zur individuellen Risikotoleranz, den personellen Ressourcen und der IT-Strategie passt.

Die vier Payroll-Betriebsmodelle im direkten Vergleich

So finden Sie die passende Betriebsstrategie

Um die eigene Entgeltabrechnung zukunftssicher aufzustellen, sollten Unternehmen ihren Handlungsbedarf in zwei Schritten klären:

1. Entlastungsgrad definieren (AMS vs. Managed Services)

Muss das eigene Team auf der Software-Ebene oder bei den operativen Aufgaben entlastet werden?

• Application Management Services (AMS): Das interne HR-Team rechnet weiterhin eigenständig ab, lagert jedoch die technische Betreuung, Wartung und das Customizing des Abrechnungssystems an Spezialisten aus.
• Managed Services: Der Dienstleister unterstützt direkt in der operativen Entgeltabrechnung – sei es zur Absicherung von Spitzenzeiten, als Urlaubs- und Krankheitsvertretung oder zur teilweisen Prozessübernahme.

2. Standardisierung vor Antritt der Cloud-Migration angehen

Soll das Abrechnungssystem im Zuge der Transformation in die Cloud verlagert werden, ist eine gründliche Bereinigung historischer Sonderlogiken der entscheidende Erfolgsfaktor. Die Cloud übernimmt verlässlich den Betrieb, das Patch-Management und die Bereitstellung der Infrastruktur. Die fachliche Verantwortung für Tarife, Datenqualität und saubere Prozesse verbleibt jedoch im Unternehmen – es sei denn, sie wird bewusst und vertraglich geregelt an einen Partner übergeben.

Wie eine solche Umstellung ohne Risiken für den laufenden Abrechnungsbetrieb gelingt, erfahren Sie in unserem Praxis-Guide „Cloud Payroll in der Entgeltabrechnung: Was der Mittelstand bei Software-Einführung und Migration beachten muss“.

Bevor Sie eine finale Entscheidung treffen, empfiehlt sich zudem eine neutrale Bestandsaufnahme aller Anforderungen. Wie Sie HR, IT und Management frühzeitig an einen Tisch holen, lesen Sie in unserem Beitrag „Die richtige HR-Software auswählen: Mit dem 360-Grad-Blick zur optimalen Lösung“.

Fazit: Die Weichen rechtzeitig stellen

Der Fachkräftemangel in der Payroll lässt sich im Mittelstand nicht durch bloßes Abwarten lösen. Wer Schlüsselpersonen entlasten und Ausfallrisiken minimieren möchte, muss Betreibermodelle und Abrechnungsprozesse vorausschauend auf den Prüfstand stellen. Ob punktuelle Unterstützung durch AMS, die Migration auf eine moderne Cloud Payroll oder ein vollständiges Payroll-Outsourcing: Eine klare Strategie schafft langfristige Unabhängigkeit und sichert die Entgeltabrechnung dauerhaft ab.

Machen Sie Ihre Entgeltabrechnung zukunftssicher

Möchten Sie prüfen, wie stark Ihre Abrechnung von einzelnen Wissenstragenden abhängt und welches Betreibermodell optimal zu Ihrer Unternehmensstruktur passt? Sprechen Sie uns an!