Eine pünktliche und korrekte Entgeltabrechnung ist das Fundament jedes Unternehmens. Doch viele mittelständische Unternehmen stoßen aus unserer Erfahrung heraus mit historisch gewachsenen Systemen, häufig On-Premise-Systemen, an ihre Grenzen. Die Systeme sind wartungsintensiv, stark abhängig von einzelnen Wissenstragenden und der Ausfall des Systems oder der wissenstragenden Person sind ein ernstzunehmendes Risiko für die pünktliche und korrekt Entgeltabrechnung. Zudem binden sie oft wertvolle Ressourcen, die schlussendlich für die strategische Personalarbeit fehlen.
In diesem Beitrag haben wir zusammen mit unseren Experten Alexander Jäger, Leiter SAP HR Beratung & Implementierung, sowie Clemens Hennige, Leiter Business Unit Genossenschaftsbanken, das Thema Cloud-Migration in der Payroll unter die Lupe genommen.
Eine ganzheitliche Cloud-Migration in der Payroll ist weit mehr als ein reines IT-Projekt: Sie ist die Chance, komplexe Abläufe zu verschlanken und zukunftsfähig aufzustellen – und diese Chance sollten Unternehmen auch unbedingt wahrnehmen!
Alexander Jäger, Leiter SAP HR Beratung & Implementierung, Peras Gmbh
Wer den Markt nach einer modernen Software für Entgeltabrechnung sondiert, stellt schnell fest: Die Zukunft der HR-Software liegt in der Cloud. Der Eigenbetrieb lokaler Serverlandschaften wird angesichts steigender Sicherheitsanforderungen und des IT-Fachkräftemangels zunehmend herausfordernd.
Die Cloud-Technologie bietet hier entscheidende Vorteile und löst essenzielle betriebliche Herausforderungen:
Wenn Unternehmen heute eine neue HR-Software einführen oder das bestehende System umstellen (müssen), steht aus unserer Sicht nicht mehr die Frage im Raum, ob eine Cloud-Lösung sinnvoll ist, sondern wie der Wechsel reibungslos gelingt.
Doch Vorsicht vor einem weit verbreiteten Irrtum: Eine Entgeltabrechnung Software aus der Cloud ist kein magisches Heilmittel für organisatorische Altlasten. Was die Cloud nicht löst, sind mangelhafte Datenqualitäten, unklare Prozessverantwortlichkeiten oder historisch gewachsene, undokumentierte Sonderlogiken in Ihren Tarifen. Hier ist Ihre Vorarbeit gefragt.
Das löst die Cloud | Das löst die Cloud nicht |
Betrieb, Infrastruktur und Verfügbarkeit | Fachliches Wissen zu Ihren Tarifen und Sonderfällen |
Release-, Patch- und Wartungsmanagement | Historisch gewachsene Sonderlogik in der Abrechnung |
Gesetzliche Änderungen im Standard | Mangelhafte Qualität von Stamm- und Bewegungsdaten |
Skalierung bei Wachstum und neuen Gesellschaften | Unklare Prozess- und Entscheidungsverantwortung |
Notfall-, Wiederanlauf- und Sicherheitskonzept | Schnittstellen-Wildwuchs zu Vor- und Nachsystemen |
Zugriff auf Standard-Know-how am Markt | Mitbestimmung, Betriebsvereinbarungen, interne Akzeptanz |
Eine Payroll-Systemumstellung wird in der Praxis selten aus reinem Innovationsdrang gestartet. Meist erzwingen konkrete Auslöser den Wechsel – und diese bestimmen maßgeblich das zur Verfügung stehende Zeitfenster:
Das Problem im Mittelstand: In drei von vier Fällen ist der reale Vorlauf kürzer als die realistische Projektdauer von 9 bis 15 Monaten. Wer erst beim Eintritt des Notfalls mit der Evaluierung beginnt, entscheidet unter immensem Zeitdruck.
Gut zu wissen: Eine vollständige Systemmigration und der anschließende Betrieb in Eigenregie sind längst nicht der einzige Weg, um Ihre Entgeltabrechnung zukunftssicher aufzustellen. Je nach personeller Auslastung und IT-Strategie stehen Ihnen flexible Betreibermodelle zur Verfügung – von der klassischen Cloud-Lösung über entlastende Application Management Services (AMS) bis hin zum vertraglich geregelten (Teil-)Outsourcing der Payroll.
Welches Modell am besten zu Ihren strukturellen Rahmenbedingungen passt, erfahren Sie in unserem vertiefenden Beitrag „Fachkräftemangel in der Payroll: Vier Handlungsoptionen für den Mittelstand“.
Egal, ob Sie ein System-Upgrade durchführen, oder im Rahmen einer Migration in eine neue Cloud-Welt (z. B. auf SAP SuccessFactors oder die Peras HR-Suite auf Basis von P&I Loga3) wechseln – ein strukturierter Ablauf schützt den laufenden Betrieb vor Ausfällen. Der bewährte Peras-Projektplan umfasst vier Phasen:
Bevor die Technik aufgebaut wird, muss der Status quo schonungslos analysiert werden.
Diese Phase ist der absolute Engpass und kritische Pfad des gesamten Projekts.
Praxis-Tipp: Jede Standardisierungsentscheidung, die Sie in dieser Phase ausklammern, bezahlen Sie in der anschließenden Bauphase und im späteren Betrieb doppelt – durch hohen manuellen Anpassungsaufwand.
Nun erfolgt die eigentliche Konfiguration des Cloud-Systems sowie die Datenmigration.
Nach dem produktiven Start beginnt die Absicherung für die Zukunft.
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Bevor Sie in das 4-Phasen-Modell der Migration starten, steht eine grundlegende Entscheidung an: Welche Cloud-Lösung passt überhaupt zu Ihrer IT-Strategie, Ihren HR-Prozessen und Ihrem Budget? Die Systemauswahl sollte niemals aus dem Bauch heraus oder rein nach Hochglanzprospekten erfolgen. Um teure Fehlentscheidungen zu vermeiden, empfiehlt sich ein methodisches Vorgehen, bei dem IT, HR und Management an einen Tisch geholt werden. Wie Sie diesen Auswahlprozess anhand funktionaler und prozessualer Anforderungen strukturieren, erfahren Sie detailliert in unserem Leitfaden: Die richtige HR-Software auswählen: Mit dem 360-Grad-Blick zur optimalen Lösung.
Die Einführung einer Cloud-Software für die Entgeltabrechnung ist der effektivste Weg, um sich aus der Abhängigkeit veralteter Systeme und knapper Personalressourcen zu befreien.
Stehen Sie vor der Herausforderung, veraltete Systeme abzulösen, oder suchen Sie einen verlässlichen Partner für Ihre anstehende Cloud-Migration? Wir begleiten mittelständische Unternehmen pragmatisch und lösungsorientiert durch den gesamten Prozess – von der Strategie bis zum laufenden Betrieb. Sprechen Sie uns an!
