Die Entgeltabrechnung sorgt dafür, dass Arbeitnehmer ihre Verdienste korrekt erhalten.
Doch trotz ihrer Bedeutung sind die Grundlagen und Prozesse oft unklar. Um ein umfassendes Verständnis für die Entgeltabrechnung zu entwickeln, ist es wichtig, die verschiedenen Bestandteile und gesetzlichen Vorgaben zu kennen.
In diesem Artikel werden wir die Entgeltabrechnung im Detail untersuchen. Wir betrachten ihre wichtigsten Inhalte und die Rolle von Softwarelösungen und Outsourcing in diesem Prozess. So erhalten Sie einen klaren Überblick über den Weg zur richtigen Entgeltabrechnung.
In diesem Beitrag:
Eine Entgeltabrechnung ist ein wesentliches Dokument im Arbeitsverhältnis, das den Zweck hat, Arbeitnehmende über die Zusammensetzung ihres Gehalts zu informieren. Die offizielle Bezeichnung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung lautet gemäß § 14 SGB IV „Entgeltabrechnung“. Arbeitgeber sind verpflichtet, diese für alle Beschäftigten – ob in Vollzeit, Teilzeit oder geringfügiger Beschäftigung – zu erstellen.
Der Unterschied liegt in der Vergütungsart: Lohn ist variabel und richtet sich nach den geleisteten Arbeitsstunden, während Gehalt ein fester Monatsbetrag ist. Trotz dieser Unterschiede erfolgt die Abrechnung nach dem gleichen Prinzip: Vom Bruttoentgelt werden gesetzliche Abzüge abgezogen, um das Nettoentgelt zu ermitteln.
Eine Entgeltabrechnung muss laut § 108 Abs. 3 der Gewerbeordnung folgende Pflichtangaben aufführen:
Die Abrechnung muss die vollständigen Kontaktdaten enthalten:
Außerdem sind folgende persönliche Daten anzugeben:
Zeitliche Angaben:
Die finanziellen Informationen umfassen:
Die Entgeltabrechnung besteht aus drei Hauptblöcken:
Kopfteil:
Hauptteil:
Schlussteil:
Eine Entgeltabrechnung wird in der Regel von der Personalabteilung eines Unternehmens erstellt. Diese ist verantwortlich für die korrekte Berechnung der Löhne und Gehälter gemäß den gesetzlichen Vorschriften.
Die Entgeltabrechnung in der Personalabteilung erfolgt in vier zentralen Schritten:
Aufbewahrungsfristen: Dokumente zur Entgeltabrechnung müssen mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden. Dies umfasst Gehaltsabrechnungen, steuerliche Dokumente und Unterlagen zu geldwerten Vorteilen.
Tipp: Die Entgeltabrechnung kann im Rahmen von Payroll-Services auch durch externe Dienstleister wie Peras übernommen werden. Wir sorgen dafür, dass alle gesetzlichen Anforderungen und Vorgaben eingehalten werden.
Die Entgeltabrechnung erfordert genaue Kenntnisse über die gesetzlichen Anforderungen sowie die einzelnen Bestandteile.
Wir haben diese aufgeschlüsselt:
Der erste Schritt ist die Ermittlung des Gesamtbruttos, das als Ausgangspunkt für alle weiteren Berechnungen dient. Dazu werden folgende Bestandteile zusammengezählt:
Das Gesamtbrutto ergibt sich aus der Addition dieser Komponenten.
Um das steuerpflichtige Entgelt zu bestimmen, müssen bestimmte Bestandteile vom Gesamtbrutto abgezogen oder hinzugerechnet werden.
Abzüge:
Zusätzlich zu berücksichtigende steuerfreie Leistungen:
Nach Berücksichtigung dieser Faktoren ergibt sich das steuerpflichtige Entgelt, auf dessen Basis die Lohnsteuer, Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag nach der geltenden Lohnsteuertabelle berechnet werden.
Neben den Steuern müssen auch die Sozialversicherungsbeiträge berechnet werden. Diese basieren auf dem Sozialversicherungsbrutto, das sich aus dem Gesamtbrutto abzüglich beitragsfreier Bestandteile ergibt.
Beitragsfreie Bestandteile:
Die Sozialversicherungsbeiträge werden anteilig von Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen und umfassen:
Es ist zu beachten, dass für diese Beiträge Beitragsbemessungsgrenzen gelten. Einkünfte, die über diesen Grenzen liegen, bleiben beitragsfrei.
Im letzten Schritt werden von der Bruttosumme die zuvor berechneten Steuerabzüge und Sozialversicherungsbeiträge abgezogen, um das Nettoentgelt zu ermitteln.
Abzuziehende Posten:
Zusätzlich hinzuzurechnende Posten:
Nach diesen Berechnungen ergibt sich der endgültige Auszahlungsbetrag, den die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer auf das Konto erhält.
Persönliche Daten:
Abzüge:
Nach Abzug dieser Posten ergibt sich ein Nettoentgelt von 3.266,64 €, das an Max Mustermann ausgezahlt wird.
Bei Unsicherheiten ist es sinnvoll, externe Dienstleister für die Abrechnung heranzuziehen oder sich genauer im Rechnungswesen zu informieren!
Entdecken Sie jetzt unser Schulungsangebot zum Thema “Einführung in die Grundlagen der Entgeltabrechnung”:
In der modernen Arbeitswelt sind effiziente Entgeltabrechnungsprogramme sehr hilfreich.
Dank ihres breiten Funktionsumfangs können solche Programme alle Szenarien der Entgeltabrechnung abdecken, von einfachen bis hin zu komplexen tariflichen Regelungen.
Wichtige Funktionen einer Abrechnungssoftware:
Die monatliche Entgeltabrechnung ist für HR-Abteilungen zeitaufwendig und kostenintensiv. Besonders kleine Unternehmen haben oft kein spezialisiertes Personal und erledigen diese Aufgabe nebenbei. Engpässe durch Krankheit oder Urlaub können zu Verzögerungen führen, während Vertretungen zusätzliche Überstunden verursachen.
Zudem trägt das Unternehmen die volle Verantwortung für Fehler, etwa bei Sozialversicherungsprüfungen. Daher gilt die Lohn- und Gehaltsabrechnung als idealer Outsourcing-Bereich, insbesondere für Unternehmen mit weniger als 100 Beschäftigten.
Beim Outsourcing der Entgeltabrechnung gibt es zwei wesentliche Modelle:
Das Housing-Modell ist ein eher selten gewähltes Modell und bezeichnet eine Outsourcing-Variante, bei der der externe Dienstleister die Server und die Software bereitstellt, während das Unternehmen selbst für individuelle Anpassungen und Konfigurationen innerhalb der Anwendung verantwortlich bleibt. Dieses Modell setzt ein hohes Maß an technischem Know-how sowie ausreichende personelle Ressourcen im Unternehmen voraus. Aus diesem Grund wird das Housing-Modell in der Praxis nur noch vereinzelt genutzt.
Weiterführende Informationen jetzt im Whitepaper zur Entgeltabrechnung entdecken!
Eine korrekte und pünktliche Entgeltabrechnung ist essenziell für das Personalwesen, aber auch mit hohem Verwaltungsaufwand, Investitionen in Software und Hardware sowie großer Verantwortung für die Datensicherheit verbunden.
Daher lagern viele Unternehmen ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung teilweise oder vollständig an externe Dienstleister aus. Ein Outsourcing-Partner übernimmt die Datensicherheit, Software-Updates und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben – bis hin zum vollständigen Business Process Outsourcing. Dies entlastet Unternehmen, die nicht über spezialisierte Fachkräfte oder Ressourcen für die Abrechnungssoftware verfügen.
Die Peras GmbH bietet speziell für den Mittelstand maßgeschneiderte Outsourcing-Lösungen, damit sich Unternehmen auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.
