Mittelständische Unternehmen, die eine neue HR-Software einführen oder bestehende Systeme optimieren möchten, stehen heutzutage vor einer komplexen Aufgabe.
In diesem Expertenbeitrag haben wir zusammen mit unserem Experten Mark Manthei genau diese Herausforderung beleuchtet, um aufzuzeigen, wie HR-Verantwortliche Struktur in den Auswahlprozess bringen können. Erfahren Sie, wie Sie mithilfe des strategischen 360-Grad-Blicks wichtige Grundsatzfragen klären, prozessuale Anforderungen definieren und so zukunftssicher die richtige HR-Software auswählen.
Denn es geht um weit mehr als nur ein bloßes Tool:
Es geht bei der Auswahl der richtigen HR-Software nicht nur um das bloße Tool, sondern um funktionierende Prozesse, strategische Weichenstellungen und die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden.
Oftmals prallen zudem intern unterschiedliche Prioritäten aufeinander: Während die HR-Abteilung maximale Flexibilität und moderne Funktionen wünscht, legt die IT-Abteilung den Fokus auf Standards, Schnittstellen und Datensicherheit.
Mark Manthei, Senior Sales Manager Peras GmbH
Wie gelingt es also, ohne schmerzhafte Fehlentscheidungen die richtige HR-Software auswählen zu können? Die Antwort liegt in einer strukturierten, ganzheitlichen Herangehensweise: dem 360-Grad-Recherche-Blick.
Auf diese Frage gibt es keine pauschale Antwort. Die „eine, beste“ Lösung existiert am Markt nicht – es gibt nur die Software, die am besten zu Ihren spezifischen Strukturen passt.
Um herauszufinden, welches System am besten passt, müssen zunächst elementare strategische Grundsatzfragen beantwortet werden:
Sie haben noch nicht alle Antworten auf die Fragen parat? Dann nehmen Sie die Fragen als Inspiration für Aspekte mit, die es im Laufe des Entscheidungsprozesses zu beantworten gibt.
Experten-Tipp: Da in der Praxis die HR-Abteilung, die IT-Abteilung und die Geschäftsführung oft unterschiedliche Prioritäten setzen, lautet unsere Empfehlung alle internen Stakeholder frühzeitig einzubinden und Erwartungen sowie Budgets abzugleichen.
Auch hier gilt: Es kommt ganz auf die individuellen Anforderungen an.
Die Gesamtkosten setzen sich meist aus Lizenz- oder Abonnementgebühren, den Aufwänden für die technische Implementierung sowie den internen Kapazitäten für Projektleitung und Schulungen zusammen.
Unser Tipp hier: Statt nur Preise zu vergleichen, sollten mittelständische Unternehmen den Fokus auf den langfristigen Return on Investment (ROI) legen. Eine Software, die administrative Prozesse spürbar vereinfacht und beispielsweise durch Employee Self-Services (ESS) die HR-Abteilung entlastet, amortisiert sich schnell(er).
Bevor Sie eine neue HR-Software auswählen, muss Klarheit über den Status quo und die Zielsetzung herrschen. Excel-Listen und papierbasierte Prozesse haben ausgedient – doch eine neue Software bringt nur dann Erfolg, wenn sie bestehende Abläufe effizienter gestaltet.
Das wichtigste Werkzeug in dieser Phase ist ein präzise ausgearbeiteter Anforderungskatalog für die HR-Software. Dieser unterscheidet zwischen:
Die gesammelten Ergebnisse fließen schließlich in ein detailliertes Lastenheft für die HR-Software sowie das spätere Pflichtenheft der HR-Software. Dieses Dokument bildet die gemeinsame Leitplanke für HR, IT, dem Management und potenziellen Dienstleistern. Es stellt sicher, dass alle Beteiligten von Beginn an am selben Strang ziehen und teure Fehlentwicklungen im späteren Projektverlauf vermieden werden.
Um den Auswahl- und Einführungsprozess für den Mittelstand zu vereinfachen, haben wir ein bewährtes, dreistufiges Analysemodell entwickelt, mit dem wir Sie von der ersten Idee bis zur fundierten Entscheidungsvorlage begleiten.
| Phase | Inhalt & Ziel | Zeitaufwand & Beteiligte |
|---|---|---|
| 1. Klärung der Grundsatzfragen | Gemeinsamer Online-Workshop zur Abgrenzung der Anwendungsbereiche, Analyse von IT-Strategien, Priorisierung und erster Kapazitätsplanung. | 2–4 Stunden (HR, IT, Management) |
| 2. Workshop Anforderungsanalyse | Tiefenanalyse der funktionalen und prozessualen Bedarfe. Erstellung des Lasten- und Pflichtenhefts sowie direkter Abgleich der Machbarkeit mit dem Peras-Portfolio. | 2–15 Tage (inkl. Nacharbeit) (HR, IT, Management, ggf. Betriebsrat/Datenschutz) |
| 3. Ergebnispräsentation | Vorstellung des Umsetzungskonzepts, Variantenvergleich (z. B. All-In-One vs. Best-of-Breed), Softwarepräsentationen anhand realer Use Cases sowie Detailangebot. | 0,5–1 Tag (HR, IT, Management) |
Im Gegensatz zu reinen Theorie-Beratern bringen wir die technologische Praxis direkt mit in den Analyseprozess. Wir greifen auf ein breites, praxiserprobtes Software-Portfolio zurück.
Dadurch erhalten Sie bereits während der Anforderungsanalyse ein direktes, realistisches Feedback zur technischen Machbarkeit und einen echten Einblick in das Look-and-Feel der Systeme.
Zudem nutzen wir diese Phase für einen intensiven „Chemie-Check“: Da Digitalisierungsprojekte immer auch Vertrauenssache sind, prüfen wir frühzeitig, ob die menschliche Basis zwischen den Projektteams auf Augenhöhe harmoniert.
Gut zu wissen: Die Durchführung dieses Rechercheblicks verpflichtet Kunden zu keiner weiteren Zusammenarbeit. Er kann rein als neutrale Basis für eine eigenständige weitere Marktsichtung verwendet werden.
Bevor Sie ein Digitalisierungsprojekt starten oder eine neue HR-Software auswählen, hilft Ihnen unsere Checkliste dabei, den Status quo zu analysieren und interne Erwartungen zu bündeln.
Nutzen Sie diese Punkte als gemeinsame Grundlage für HR, IT und Management, um optimal vorbereitet in die Beratung zu starten.
Die Einführung neuer HR-Systeme ist kein reines IT-Projekt, sondern eine nachhaltige Investition in die Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens. Erfolgreiche Transformationsprojekte entstehen nicht durch das erstbeste Tool, sondern durch transparente Kommunikation, klare Prozesse und die frühzeitige Einbindung aller internen Stakeholder.
Unser 360-Grad-Blick bietet Ihnen genau diese Sicherheit. Und das Beste daran: Die Analyse ist für Sie völlig unverbindlich und verpflichtet Sie zu keiner späteren Softwarebeauftragung. Sie erhalten ein fundiertes Fundament, das Sie auch für Ihre eigenständige Marktrecherche nutzen können.
Sie möchten Ihre HR-Digitalisierung strukturiert und erfolgreich angehen? Lassen Sie uns die Anforderungen an die HR-software gemeinsam definieren und Komplexes einfach machen.
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