Eine Strategie, die zunehmend an Bedeutung gewinnt, ist das Outsourcing – die Praxis, Unternehmensfunktionen an externe Anbieter zu übergeben. Doch was genau verbirgt sich hinter diesem Konzept und wie kann es zum Wettbewerbsvorteil werden?
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie die richtige Strategie und ein effektives Management im Outsourcing zu einem großen Vorteil im globalen Wettbewerb führen können.
Die Definition von Outsourcing, einem Begriff stammend aus dem Englischen ("outside resourcing"), bezeichnet die Praxis von Unternehmen, bestimmte Aufgaben oder Dienstleistungen, die zuvor intern erledigt wurden, auf externe Dienstleister zu übertragen. Die Auslagerung kann einzelne Aufgaben oder ganze Geschäftsprozesse, Business Process Outsourcing bezeichnet, umfassen.
Ziel des Outsourcings ist es Kosten zu sparen, von spezialisiertem Wissen externer Dienstleistenden zu profitieren, um sich auf die Kernkompetenzen des Unternehmens zu fokussieren.
Outsourcing kann viele verschiedene Formen annehmen. Es reicht von der Auslagerung einzelner kleiner Aufgaben bis hin zur Übertragung ganzer Geschäftszweige oder der Neugestaltung bestehender Strukturen.
Um Klarheit über die Begriffe zu schaffen, bieten die folgenden Erläuterungen Ihnen eine Übersicht:
Business Process Outsourcing, kurz BPO, bezieht sich auf die Auslagerung ganzer Geschäftsprozesse an externe Dienstleistende. Häufig betroffene Bereiche sind die Lohnbuchhaltung, die Reisekostenabrechnung und administrative Tätigkeiten im Personalwesen.
Durch BPO versuchen Unternehmen, Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern, indem sie auf das Fachwissen und die Skaleneffekte spezialisierter Dienstleistenden zurückgreifen.
Knowledge Process Outsourcing (KPO) ist eine Form des Outsourcings, bei der hochqualifizierte Tätigkeiten und Prozesse, die spezielles Wissen und Fachkompetenz erfordern, ausgelagert werden. Diese Dienstleistungen können Aufgaben wie Marktforschung, Finanzanalysen, juristische Dienstleistungen, Forschung und Entwicklung sowie Business Intelligence umfassen.
KPO geht über das traditionelle Outsourcing hinaus, da es sich auf die Übertragung komplexer und wissensintensiver Prozesse konzentriert.
Application Service Providing, oder ASP, beschreibt ein Modell, bei dem Anwendungssoftware und zugehörige Dienstleistungen von einer externen Anbieterin oder einem externen Anbieter über das Internet zur Verfügung gestellt werden.
Firmen nutzen ASP, um Kosten zu reduzieren, da keine eigene IT-Infrastruktur oder Softwarelizenzen benötigt werden. Die Anwendungen sind über verschiedene Kundinnen und Kunden skalierbar und können schnell an veränderte Geschäftsanforderungen angepasst werden.
Managed Services bezeichnen die proaktive Verwaltung und Wartung von IT-Systemen durch einen externen Dienstleistenden. Im Gegensatz zum traditionellen Support, der reaktiv erfolgt, konzentrieren sich Managed Services auf die Vorbeugung von Problemen.
Dieser Ansatz sorgt für eine höhere Verfügbarkeit der IT-Systeme und lässt Unternehmen von der kontinuierlichen Betreuung und aktuellen Expertise der Dienstleistenden profitieren.
Wenn ein Unternehmensbereich umstrukturiert oder ein neuer, innovativer Prozess eingeführt werden soll, können Externe mit der Entwicklung und Optimierung der Prozesse beauftragt werden. Diese übernehmen nicht nur die bisherigen Aufgaben, sondern bieten auch umfassende Unternehmensberatung an.
Outtasking ähnelt dem Konzept des Knowledge Process Outsourcing (KPO). Dabei werden spezifische, klar definierte Aufgaben an externe Auftragnehmer delegiert.
Durch die Auslagerung dieser Tätigkeiten können Unternehmen ihre internen Ressourcen auf strategischere Aufgaben konzentrieren und gleichzeitig von der Expertise der externen Dienstleistenden profitieren.
Out-Servicing ist eine spezielle Form des Business Process Outsourcing (BPO), bei der der gesamte Kundenservicebereich ausgelagert wird. Hierbei übernehmen spezialisierte Callcenter die Bearbeitung von Kundenanfragen und -beschwerden.
Ein Hauptgrund für diese Praxis ist die erhebliche Kostenersparnis, insbesondere wenn Callcenter im Ausland genutzt werden.
Offshore-Outsourcing bezieht sich auf die Auslagerung von Geschäftsbereichen oder Aufgaben an Unternehmen im Ausland.
Unternehmen profitieren von den geringeren Löhnen und Betriebskosten in anderen Ländern, was zu einer Verbesserung der Kosteneffizienz führt.
Wenn eine gesamte Abteilung und die Aufgaben an ein externes Unternehmen übertragen werden, spricht man von Complete Outsourcing. Dabei ist es oft üblich, dass auch die betroffenen Mitarbeitende vom externen Dienstleister übernommen werden.
Betriebe können aus vielfältigen Gründen zum Outsourcing greifen. Bei einem Ressourcenengpass wird beispielsweise häufig auf externe Dienstleistende zurückgegriffen. Aber auch wenn zeitliche und fachliche Kapazitäten vorhanden sind, gibt es zahlreiche weitere Gründe, die für Outsourcing sprechen:
Outsourcing kann in einer Vielzahl von Unternehmensbereichen angewendet werden, um Effizienz und Effektivität zu steigern. Hier sind einige typische Bereiche, in denen Outsourcing häufig genutzt wird:
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Outsourcing bietet Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen, die dazu beitragen können, ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern und effizienter zu arbeiten.
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Ein sorgfältig ausgearbeiteter Schritte-Plan ist der Schlüssel für erfolgreiches Outsourcing und kann entscheidend dazu beitragen, die Effizienz zu steigern und Kosten zu senken, ohne die Qualität zu beeinträchtigen:
Zunächst ist es wichtig, dass Sie die Aufgaben und Prozesse, die Sie auslagern möchten, genau definieren. Stellen Sie sicher, dass alle beteiligten Parteien ein klares Verständnis darüber haben, welche Leistungen und Ergebnisse erwartet werden. Eine detaillierte Beschreibung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten bildet die Grundlage für ein erfolgreiches Outsourcing.
Setzen Sie sich klare Ziele für Ihr Outsourcing-Projekt. Möchten Sie Kosten senken, die Qualität verbessern oder Zeit sparen? Definieren Sie messbare Erwartungen und KPIs (Key Performance Indicators), damit Sie den Erfolg Ihres Outsourcings bewerten können.
Die Auswahl der oder des richtigen Dienstleistenden ist entscheidend. Berücksichtigen Sie Faktoren wie Erfahrung, Kompetenz und Reputation. Vergleichen Sie verschiedene Anbietende und holen Sie Bewertungen ein, um den Partner zu finden, der am besten zu Ihren spezifischen Anforderungen passt.
Nehmen Sie sich die Zeit für eine gründliche Risikoanalyse, um mögliche Herausforderungen und Risiken des Outsourcings zu identifizieren. Klären Sie alle rechtlichen Aspekte, einschließlich Datenschutz, Vertraulichkeit und Compliance. Ziehen Sie eine rechtliche Beratung hinzu, um Verträge und Vereinbarungen zu überprüfen.
Verhandeln Sie die Vertragsbedingungen sorgfältig, einschließlich Leistungsumfang, Service-Level-Agreements (SLAs), Preisgestaltung und Kündigungsklauseln. Schließen Sie einen detaillierten Vertrag ab, der alle wichtigen Punkte und Vereinbarungen festhält.
Erstellen Sie einen detaillierten Implementierungsplan mit allen Schritten und Meilensteinen Ihres Outsourcing-Projekts. Bereiten Sie Ihre internen Teams auf den Übergang vor und informieren sowie schulen Sie alle relevanten Mitarbeitenden. Arbeiten Sie eng mit Ihrem ausgewählten Dienstleister zusammen, um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen.
Bewerten Sie regelmäßig die Ergebnisse des Outsourcings und vergleichen Sie diese mit Ihren Zielen und Erwartungen. Suchen Sie nach Verbesserungsmöglichkeiten und passen Sie Prozesse und Vereinbarungen entsprechend an.
Outsourcing ist in Zeiten wirtschaftlichen Wandels eine strategische Entscheidung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten und langfristigen Erfolg zu sichern. Die Delegation administrativer Aufgaben an externe Fachleute kann Unternehmen dabei helfen, ihre betriebliche Effizienz zu steigern und sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren.
Externe Anbieter bringen nicht nur spezialisiertes Know-how mit, sondern auch modernste Technologien, um beispielsweise die Gehalts- und Lohnabrechnung effizient und fehlerfrei zu gestalten. Zudem minimiert Outsourcing das Risiko von Fehlern und Compliance-Verstößen, da erfahrene Fachleute die Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften sicherstellen.
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