Erfolgreicher Onboarding-Prozess: So integrieren Sie neue Mitarbeitende effektiv

 Angestellte beginnen bei einer Neueinstellung ihre Reise durch ein noch unbekanntes Unternehmen. Onboarding ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Integration und vermittelt neuen Kollegen und Kolleginnen nicht nur die Unternehmenskultur, sondern befähigt sie auch, ihre Rolle erfolgreich auszufüllen.

Dabei hat das Personalmanagement in vielen Firmen noch Verbesserungspotenzial. Laut der Haufe Onboarding-Studie 2023 haben über ein Drittel der neuen Mitarbeitenden schon vor dem ersten Arbeitstag gekündigt. Gründe für Frühfluktuationen sind unter anderem falsche Erwartungen (56 Prozent), Probleme mit dem Team oder der Führungskraft (38 Prozent) und fehlendes professionelles Onboarding (21 Prozent).

In diesem Artikel erfahren Sie, wie ein durchdachter Onboarding-Prozess aussieht, welche Phasen er umfasst und welche digitalen Tools das Einbinden neuer Teammitglieder erleichtern.

• Onboarding ist der Prozess, neue Mitarbeitende in ein Unternehmen einzugliedern und ihnen notwendige Informationen über Strukturen, Abläufe, Unternehmenskultur und Fähigkeiten zu vermitteln.
• Die Hauptziele des Onboardings sind eine schnelle Integration, die Steigerung der Produktivität und die langfristige Bindung.
• Zu den wesentlichen Bestandteilen gehören Orientierung und Schulung, Mentoring- und Buddy-Systeme sowie klare Kommunikation.
• Erfolgsfaktoren sind strukturierte Programme, individuelle Anpassung und kontinuierliche Verbesserung.

Inhalt:

• Aufgabe und Ziele des Onboardings
• Digitales Onboarding
• Dauer des Onboarding-Prozesses
• Die 3 Phasen des Onboardings
• Fazit zum Onboarding

Onboarding bezeichnet den Einarbeitungsprozess neuer Mitarbeitenden, der sowohl die fachliche Einarbeitung als auch die soziale Integration umfasst. Ein gut strukturiertes Onboarding hat direkten Einfluss auf das gesamte Unternehmen.

Im Onboarding erhalten neue Teammitglieder alle notwendigen Informationen, um Unsicherheiten abzubauen und die Unternehmenskultur zu festigen. Dies schließt relevante Informationen über das Unternehmen, dessen Ziele und den jeweiligen Arbeitsplatzbereich ein.

Ein positives Onboarding-Erlebnis steigert dabei die Motivation und Produktivität neuer Mitarbeitenden. Es führt zu einer geringeren Fluktuationsrate und einem besserem Employer Branding, da sich die Arbeitnehmenden willkommen und wertgeschätzt fühlen. Regelmäßiges Feedback und die Festlegung gegenseitiger Erwartungen sind dabei entscheidend für eine positive Employee Experience.

Zusätzlich lässt es Rückschlüsse zu, ob das Recruiting erfolgreich war, da mit der Vertragsunterschrift dieser Prozess noch nicht abgeschlossen ist. Erst mit einem erfolgreichen Onboarding kann man von einem guten und zielführenden Recruiting-Prozess sprechen.

Warum ist Onboarding wichtig?Eine der Hauptaufgaben des Onboardings ist es, die neuen Mitarbeitenden die für ihre Position wichtigen Informationen bereitzustellen. Dazu zählen grundlegende Informationen zum Unternehmen sowie praktische Informationen über Abläufe und Zuständigkeiten.

Ein eingerichteter Arbeitsplatz und festgelegte Ansprechpartnerinnen und -partner im Unternehmen unterstützen die neue Person dabei, sich schnell einzuarbeiten und die ersten Wochen über im neuen Umfeld zurechtzukommen.

Das zentrale Ziel des Onboardings besteht darin, die Produktivität und Motivation neuer Mitarbeitenden zu erhöhen sowie ihre Bindung an das Unternehmen zu stärken. Dadurch wird auch die Wahrscheinlichkeit von Kündigungen in der Probezeit verringert. Eine Kündigung in der Probezeit bedeutet auch, dass die Stelle wieder nachbesetzt werden muss und somit weitere und zusätzliche Recruitingkosten entstehen.

Fachliches Onboarding

• Die oder der neue Mitarbeitende wird in die Aufgaben und Verantwortlichkeiten eingeführt.
• Sie oder er erhält die notwendigen Schulungen und Einweisungen.
• Relevante Prozesse und Systeme werden eingerichtet und kennengelernt
• Sie oder er weiß, an wen man sich bei Fragen wenden kann.

Soziales Onboarding

• Das neue Teammitglied wird aktiv ins Team integriert.
• Es lernt seine Kollegen und Kolleginnen und den oder die Vorgesetzten kennen.
• Beziehungen zu den Teammitgliedern werden aufgebaut.
• Es fühlt sich willkommen und wertgeschätzt.

Kulturelles Onboarding

• Das neue Teammitglied lernt die Werte und die Kultur des Unternehmens kennen.
• Der Mitarbeitende entwickelt ein Verständnis über die Vision und die Ziele des Unternehmens.
• Er oder sie beginnt, sich mit dem Unternehmen und seinen Werten zu identifizieren.
• Es weiß, welchen Beitrag es zum Unternehmenserfolg leisten kann.

Digitales bzw. Remote-Onboarding bieten alternative Wege zum traditionellen Einstiegsprozess in ein neues Unternehmen, was besonders von Vorteil sein kann, wenn Angestellte aus einer anderen Stadt oder einem anderen Land aus in den neuen Job starten.

Das digitale Onboarding ermöglicht Flexibilität und Zugänglichkeit, spart Zeit und Ressourcen, und vereinfacht den Informationsaustausch. Allerdings kann die ausbleibende unmittelbare, persönliche soziale Integration eine Herausforderung sein.

Tipps für effektives digitales Onboarding

Für ein erfolgreiches digitales Onboarding ist es zentral, neue Mitarbeitende durch gezielte Maßnahmen mit den notwendigen Informationen zu vernetzen und virtuell in die sozialen Strukturen des gesamten Unternehmens einzubinden. Regelmäßige Kommunikation, das Festlegen gegenseitiger Erwartungen und Feedbackgespräche sollen dabei eine langfristige Bindung sicherstellen.

Digitales Onboarding profitiert von:

• Video-Konferenz-Software für persönlichen Austausch.
• Online-Plattformen für strukturiertes Lernen.
• Regelmäßiges Feedback über digitale Kanäle.
• Wissensdatenbanken mit wichtigen Informationen zum Unternehmen.
• Interaktive Onboarding-Apps.

Auch interessant: Wie kann man ein effektives Wissensmanagement im Unternehmen schaffen?

Die Dauer der Einarbeitung kann variieren und ist stark von der Art der Tätigkeit, der Komplexität des Arbeitsplatzes und der vorherigen Erfahrung der Mitarbeitenden abhängig. Im Allgemeinen wird jedoch für eine effektive Einarbeitung ein Zeitraum von etwa drei bis sechs Monaten angenommen. Während dieser Phase sollen neue Teammitglieder alle notwendigen, erfolgreichen Onboarding-relevanten Informationen erhalten, praktische Fähigkeiten erlernen und eine feste Einbindung in das Team erreichen.

Ein erfolgreiches Onboarding ist entscheidend für die Integration neuer Mitarbeitender und deren langfristige Bindung an das Unternehmen. Es umfasst verschiedene Onboarding-Phasen, die sicherstellen, dass sich die neuen Mitarbeitenden schnell zurechtfinden, wohlfühlen und produktiv werden. Eine gut strukturierte Checkliste für Onboarding-Maßnahmen ist hierbei ein wertvolles Instrument, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Schritte und Informationen abgedeckt werden.

Phase 1: Vorbereitung (vor dem ersten Arbeitstag

In der ersten Phase des Onboardings, wird der Grundstein für einen erfolgreichen Start gelegt:

• Vorbereitung der notwendigen Unterlagen: Arbeitsvertrag, Stellenbeschreibung, Einführungsunterlagen, etc.
• Benennung eines Buddies/Mentors: Der Buddy/Mentor steht der neuen Person als Ansprechpartnerin oder -partner zur Verfügung und unterstützt ihn bei seinen ersten Fragen.
• Ausstattung des Arbeitsplatzes: Sicherstellen, dass der Arbeitsplatz mit allen notwendigen Arbeitsmitteln ausgestattet ist (PC, Telefon, etc.).
• Erstellung eines Einarbeitungsplans : Der Einarbeitungsplan sollte einen Überblick über die wichtigsten Aufgaben und Lerninhalte in den ersten Wochen enthalten.
• Kommunikation mit der neuen Person: Die neu angestellte Person im Vorfeld über den Ablauf des ersten Arbeitstages informieren und ihr alle wichtigen Informationen zukommen lassen.
• Teamessen: Um vor dem ersten Arbeitstag bereits ein leichteres Ankommen zu ermöglichen, bietet es sich an, die Teamkollegen in ungezwungener Atmosphäre kennenzulernen.

Phase 2: Orientierung (erste Wochen)

In der Orientierungsphase geht es darum, neue Mitarbeitende in das Unternehmen zu integrieren und ihm die wichtigsten Informationen und Kontakte zu vermitteln:

• Willkommen heißen: Die neue Arbeitskraft am ersten Arbeitstag persönlich begrüßen und ihm bzw. ihr einen Rundgang durch das Unternehmen geben.
• Vorstellung des Teams: Vorstellung der neuen Kolleginnen und Kollegen mit Aufgaben- und Rollenverantwortlichkeiten zum Knüpfen erster Kontakte.
• Einführung in die Unternehmenskultur: Die wichtigsten Werte, Normen und Verhaltensweisen des Unternehmens vermitteln.
• Schulungen: Relevante Prozesse, Systeme und Arbeitsabläufe vorstellen.
• Regelmäßiges Feedback: Regelmäßig Feedback geben und den Einarbeitungsprozess begleiten.

Phase 3: Integration (erste Monate)

Die letzte Phase des Onboardings zielt darauf ab, neue Angestellte vollständig in das Unternehmen zu integrieren und sie langfristig zu binden:

• Förderung des Austauschs: Die Möglichkeit geben, sich mit Kolleginnen und Kollegen auszutauschen und zu vernetzen.
• Übernahme von Verantwortung: Erste Aufgaben und Verantwortung übertragen.
• Regelmäßige Leistungsgespräche: Regelmäßig über Leistung und die Entwicklung sprechen.
• Feedback einholen: Um Feedback zum Onboarding-Prozess bitten und diesen bei Bedarf optimieren.

Jetzt auch unseren Beitrag zur lernenden Organisation entdecken und erfahren, wie Sie eine kontinuierliche Entwicklung im Unternehmen etablieren!

Ein gut strukturiertes Onboarding ist entscheidend für die langfristige Bindung von Mitarbeitern an ein Unternehmen und zusätzliche Recruiting-Kosten durch eine kurzfristige Nachbesetzung zu minimieren. Dieser Prozess beinhaltet mehr als nur die fachliche Einarbeitung; er umfasst auch die soziale Integration ins Team und die Vermittlung der Unternehmenskultur und -werte.

Ein erfolgreiches Onboarding liefert nicht nur alle relevanten Informationen, sondern stellt auch einen eingerichteten Arbeitsplatz und eine Ansprechpartnerin oder einen Ansprechpartner im Unternehmen zur Verfügung. Wichtige Elemente sind zudem regelmäßiges Feedback, eine Klärung der gegenseitigen Erwartungen und ausreichend Informationen sowohl in praktischer als auch in kultureller Hinsicht.