Verträge ausdrucken, per Post versenden, tagelang auf die Rücksendung warten und schließlich manuell einscannen: Das Unterzeichnen von Dokumenten gehört im HR-Alltag oft noch zu den zeitraubenden Medienbrüchen.
Eine digitale Unterschrift verspricht schnelle Abläufe, papierlose Workflows und maximale Effizienz. Doch viele Personalverantwortliche in mittelständischen Unternehmen stellen sich die berechtigte Frage: Wann ist eine digitale Unterschrift rechtsgültig und worauf müssen Sie bei HR-Dokumenten wie Arbeitsverträgen achten?
Um die Gültigkeit einer digitalen Unterschrift rechtlich korrekt zu bewerten, bildet die europäische eIDAS-Verordnung den gesetzlichen Rahmen. Sie unterscheidet drei Sicherheitsstufen für elektronische Signaturen:
Die einfache elektronische Signatur beinhaltet Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verknüpft werden. Darunter fällt beispielsweise eine eingescannte Unterschrift als Bild oder ein Bestätigungshäkchen. Auch Kontaktinformationen am Ende einer E-Mail zählen als einfache elektronische Signatur.
Die einfache elektronische Signatur besitzt die geringste Beweiskraft, weil die Signatur beispielsweise auch nur auf einem Screenshot einer Unterschrift beruhen kann.
Praxisbeispiel Arbeitsvertrag: Sie versenden den unbefristeten Arbeitsvertrag einfach als PDF per E-Mail. Die neue Person fügt eine Bilddatei ihrer handschriftlichen Unterschrift in das Dokument ein und sendet es per E-Mail an Sie zurück.
Diese Form ist eindeutig der unterzeichnenden Person zugeordnet, ermöglicht deren Identifizierung und wird mit Mitteln erzeugt, die unter deren alleiniger Kontrolle stehen. Eine fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) schützt das Dokument nachträglich vor Veränderungen. Dies geschieht über eine sogenannte digitale Versiegelung: Wird der Inhalt des Dokuments nach der Unterzeichnung auch nur minimal manipuliert, bricht das Siegel und die Signatur verliert sofort ihre Gültigkeit.
Praxisbeispiel Arbeitsvertrag: Sie stellen den Arbeitsvertrag über ein geschütztes Portal bereit. Die unterzeichnende Person meldet sich an, bestätigt die Identität über einen SMS-Code (2-Faktor-Authentifizierung) auf dem eigenen Smartphone und unterzeichnet digital. Das System versiegelt das Dokument anschließend fälschungssicher.
Eine QES bietet das höchste Sicherheitsniveau. Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) basiert auf einem qualifizierten Zertifikat und erfordert eine vorherige Identitätsprüfung der Person (z. B. via VideoIdent oder AutoIdent). Rechtlich ist die qualifizierte elektronische Signatur der eigenhändigen handschriftlichen Unterschrift gemäß § 126a BGB gleichgestellt.
Praxisbeispiel Arbeitsvertrag: Bei einem befristeten Arbeitsvertrag durchläuft der künftige Mitarbeitende vor der Signatur einmalig eine Identitätsprüfung (z. B. VideoIdent mit dem Personalausweis). Erst nach erfolgreicher Bestätigung wird die digitale Unterschrift mit qualifiziertem Zertifikat geleistet.
Vielfach taucht auch die Frage auf, wie eine Unterschrift optisch auf dem PDF aussehen muss und ob ein klassischer Schriftvergleich bei digitalen Dokumenten noch greift.
Nein. Eine elektronisch signierte Datei bezieht ihre Rechtssicherheit und Unverfälschbarkeit aus dem eingebetteten kryptografischen Zertifikat der Quelldatei. Wird das Dokument ausgedruckt, geht dieser mathematische Prüfnachweis verloren. Das Papierdokument gilt rechtlich lediglich als einfache Kopie. Die digitale Unterschrift und ihre rechtliche Gültigkeit bleiben ausschließlich im digitalen Original (z. B. als PDF) erhalten.
Nicht jedes HR-Dokument stellt dieselben formalen Anforderungen. Für die digitale rechtssichere Unterschrift gelten je nach Dokumententyp unterschiedliche Regeln:
Für Standard-Arbeitsverträge schreibt das Gesetz nicht zwingend die Schriftform vor. Hier kann eine digitale Unterschrift beim Arbeitsvertrag rechtlich wirksam auf Ebene der FES oder EES erfolgen. Aus Beweisgründen empfiehlt sich im Mittelstand jedoch die Nutzung einer FES oder QES.
Bei Befristungen sieht das Gesetz (§ 14 Abs. 4 TzBfG) vor Arbeitsbeginn die zwingende Schriftform vor. Möchten Sie einen befristeten Arbeitsvertrag per digitaler Unterschrift abschließen, muss zwingend die qualifizierte elektronische Signatur (QES) genutzt werden. Eine einfache oder fortgeschrittene Signatur führt hier zur Unwirksamkeit der Befristung.
Bei einer Kündigung eines Arbeitsvertrags ist eine digitale Unterschrift gesetzlich komplett ausgeschlossen. Gemäß § 623 BGB erfordern Kündigungen und Aufhebungsverträge ausnahmslos die originale Schriftform auf Papier mit handschriftlicher Unterzeichnung.
Medienbrüche kosten Zeit und bergen Fehlerquellen. Integrieren Sie den Signaturprozess stattdessen direkt in Ihre bestehende HR-Landschaft. Je nach Systemlandschaft bieten sich folgende Wege an:
Standardmäßig unterstützt P&I Loga, die Basis der Peras HR-Suite das Einfügen eines Unterschriften-Bildes oder das Zeichnen im Formularfeld (EES) – ideal für formfreie, interne Freigaben und Anträge.
Die elektronische Signatur ist in SAP SuccessFactors direkt in die HR-Kernprozesse eingebunden: Im Recruiting zeichnen Bewerbende Vertragsangebote digital gegen, im Onboarding werden Dokumente mobil unterzeichnet (via nativer e-Signature oder DocuSign) und in Employee Central lassen sich Dokumente zu Personalereignissen automatisiert versenden.
Für formfreie Vorgänge genügt die Standard-Funktion; bei Schriftformerfordernis wird ein QES-Dienst angebunden.
Auch im On-Premise-Umfeld entstehen Verträge direkt im SAP HCM-System. Ein angebundener Signaturdienst (wie SAP Signature Management by DocuSign oder deutsche QES-Anbieter) übernimmt die Unterzeichnung via Schnittstelle oder SAP Integration Suite. Das fertig signierte PDF wird anschließend vollautomatisch in der digitalen Personalakte in SAP abgelegt.
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Aus unserer Erfahrung heraus tritt in der HR-Praxis gelegentlich noch eine Hürde auf: Jemand kann oder möchte ein Dokument nicht digital unterzeichnen – sei es aus Datenschutzbedenken, fehlender technischer Ausstattung oder persönlicher Skepsis gegenüber Ident-Verfahren.
Für Personalabteilungen stellt sich in solchen Momenten die Frage nach dem rechtlichen Handlungsspielraum. Grundsätzlich gilt:
Wenn die digitale Unterschrift im Einzelfall entfällt, darf dadurch kein administratives Chaos entstehen. Strukturierte Ausnahmeroutinen sorgen dafür, dass HR-Prozesse verlässlich weiterlaufen:
Häufig beruht die Verweigerung einer digitalen Unterschrift auf Unwissenheit über den Ablauf oder Bedenken bezüglich der Datensicherheit.
Personalverantwortliche können diese Hürden gezielt abbauen:
Damit ein digitaler Vertragsschluss rechtssicher zustande kommt, gelten für beide Parteien dieselben Grundsätze:
Einheitliches Sicherheitsniveau: Schreibt das Gesetz für ein Dokument die strenge Schriftform vor (wie etwa bei befristeten Arbeitsverträgen), müssen beide Seiten mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) unterzeichnen. Signiert die Personalabteilung per QES, die neue Arbeitskraft jedoch nur per einfachem Unterschriften-Bild (EES), ist die gesetzliche Schriftform verletzt und die Befristung rechtlich unwirksam.
Verbot von Medienbrüchen: Ein Dokument kann rechtlich nicht "halb analog und halb digital" gültig unterzeichnet werden. Das Mischen von digitaler Signatur und handschriftlicher Papier-Unterschrift auf demselben Vertragsdokument bricht den Nachweis der kryptografischen Unverfälschbarkeit.
Vertretungsmacht auf HR-Seite: Auf Arbeitgeberseite muss die unterzeichnende Person zusätzlich die notwendige Vertretungsbefugnis besitzen (z. B. Geschäftsführung oder zeichnungsberechtigte HR-Führungskräfte). Bei einer QES muss das persönliche Zertifikat exakt auf die jeweilige vertretungsberechtigte Person ausgestellt sein. Werden laut Vertretungsregelung zwei Unterschriften auf Arbeitgeberseite benötigt, müssen auch beide HR-Verantwortlichen das Dokument entsprechend digital signieren.
Eine digitale Unterschrift spart im Personalwesen wertvolle Zeit und beschleunigt das Onboarding spürbar. Entscheidend ist, die rechtlichen Abstufungen zwischen EES, FES und QES im Blick zu behalten und die Unterschriftenworkflows nahtlos in bestehende HR-Softwarelandschaften und die digitale Personalakte einzubinden. So machen Sie HR-Prozesse nicht nur rechtssicher, sondern auch für alle Beteiligten spürbar einfacher.
Sie möchten Ihre Unterschriftenprozesse im HR digital aufstellen? Sprechen Sie uns gerne an und wir klären, wie Sie mithilfe einer geeigneten HR-Software Ihre HR-Prozesse digitalisieren können.
