Die digitale Personalakte ermöglicht HR-Teams Mitarbeiterdaten sicher und zugänglich zu verwalten. Sie umfasst alle relevanten Informationen über Angestellte und bietet zahlreiche Vorteile in Bezug auf Datenschutz und Effizienz.
Ein beeindruckendes Beispiel hierfür ist die EBM-Papst-Gruppe: Nach der Digitalisierung der Personalakten von 5.000 Beschäftigten konnte eine Zeitersparnis von bis zu 90 Prozent bei zentralen Personalprozessen erreicht werden. Der standortunabhängige Zugriff auf Personaldokumente verbesserte nicht nur die Effizienz, sondern auch die Datensicherheit erheblich.
In diesem Artikel untersuchen wir die digitalen Personalakten im Detail, zeigen ihre Vorteile auf und beleuchten, welche Unternehmen davon profitieren können.
Die digitale Personalakte, auch als elektronische Personalakte bezeichnet, ist eine moderne Methode zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten in digitaler Form. Diese digitale Lösung bietet zahlreiche Vorteile, darunter eine effiziente Verwaltung, sichere Speicherung sensibler Daten und reduzierte physische Lagerbedürfnisse.
Eine typische digitale Personalakte umfasst:
Die Führung einer Personalakte ist - mit Ausnahme des öffentlichen Dienstes und der dort geltenden beamtenrechtlichen Vorschriften - für Arbeitgeber aktuell noch keine gesetzliche Pflicht. Dies betrifft sowohl traditionelle Papierakten als auch digitale Personalakten.
Dennoch ergibt sich aus verschiedenen gesetzlichen Anforderungen die praktische Notwendigkeit, wichtige Dokumente und Nachweise für jeden Mitarbeiter systematisch aufzubewahren. Zu diesen unverzichtbaren Unterlagen gehören:
Ab 2026 wird die digitale Personalakte für Unternehmen verpflichtend. Um den Übergang zu erleichtern, wurde eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2026 eingeräumt. Innerhalb dieses Zeitraums haben Unternehmen die Möglichkeit, eine Befreiung von der elektronischen Aktenführung zu beantragen, sofern sie die Umstellung nicht rechtzeitig umsetzen können.
Diese Übergangsphase bietet Unternehmen die Gelegenheit, ihre internen Prozesse anzupassen, eine geeignete Software auszuwählen und ihre Mitarbeitenden entsprechend zu schulen. Gleichzeitig ist es ratsam, die Datenmigration frühzeitig zu planen, um eine reibungslose Einführung der digitalen Personalakte zu gewährleisten. Unternehmen sollten diese Frist nutzen, um sich rechtzeitig auf die neuen Anforderungen vorzubereiten und mögliche Herausforderungen, wie die Integration in bestehende Systeme, zu bewältigen.
Die Einhaltung der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) ist entscheidend. Wichtige Aspekte:
In der digitalen Personalakte dürfen - genau wie in der klassischen Papierakte - keine privaten oder besonders sensiblen Informationen ohne dienstlichen Bezug gespeichert werden. Unzulässig sind insbesondere:
Grundsätzlich gilt: Alle Dokumente und Informationen müssen einen konkreten dienstlichen Bezug haben und für das Arbeitsverhältnis relevant sein. Im Zweifelsfall sollten Arbeitgeber kritisch prüfen, ob die Speicherung bestimmter Informationen wirklich erforderlich ist.
Es besteht keine Verpflichtung, digitalisierte Dokumente aufzubewahren. Dennoch kann es in vielen Fällen ratsam sein, diese nicht zu vernichten. Insbesondere im Streitfall kann es von Vorteil sein, Originale mit Unterschrift als Beweismittel vorlegen zu können. Dies gilt vor allem für Verträge und andere wichtige Schriftstücke wie:
Wie bei der klassischen Personalakte in Papierform gelten auch für die digitalisierte Personalakte gesetzliche Aufbewahrungsfristen, die unbedingt einzuhalten sind:
In bestimmten Fällen können auch längere Aufbewahrungsfristen erforderlich sein. Andere Dokumente, die nicht unter diesen Kategorien angehören, sollten nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen so lange aufbewahrt werden, bis eventuelle Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis nicht mehr geltend gemacht werden können. Die gesetzliche Verjährungsfrist für solche Ansprüche beträgt in der Regel drei Jahre.
Die erfolgreiche Einführung einer digitalisierten Personalakte erfordert sorgfältige Planung und Umsetzung.
Hier sind die wesentlichen Schritte:
Die digitale Personalakte, als Teil der Peras HR-Suite, ist eine moderne Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre HR-Prozesse effizient, sicher und papierlos zu gestalten. Sie ermöglicht die zentrale und strukturierte Verwaltung von Personaldaten und Dokumenten und stellt eine erhebliche Verbesserung gegenüber herkömmlichen Papierakten dar.
Durch den Einsatz dieser Software können Zeit, Platz und Kosten gespart werden – ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung und Nachhaltigkeit im HR-Management.
Vorteile der digitalen Personalakte von Peras:
Die digitale Personalakte von Peras lässt sich nahtlos in bestehende Systeme wie geno.HR integrieren, wobei Stammdaten tagesaktuell automatisiert importiert werden. Für den Wechsel von Papier- zu Digitalakten bieten langjährige Partner von Peras einen professionellen Scan-Service, der die Digitalisierung von Personaldokumenten effizient übernimmt – sowohl bei der Einführung als auch bei späterem Bedarf.
Mit der digitalen Personalakte von Peras profitieren Unternehmen von einer optimalen Kombination aus Effizienz, Sicherheit und rechtlicher Konformität – und tragen gleichzeitig zur Nachhaltigkeit bei.
