Altersteilzeit & Aktivrente: Payroll rechtssicher meistern

Der demografische Wandel trifft den deutschen Mittelstand mit voller Wucht. Erfahrene Leistungsträger erreichen das Rentenalter, während der Fachkräftemangel das Finden von adäquatem Nachfolgepersonal erschwert. Die Folge: Flexible Übergangsmodelle wie die Altersteilzeit oder das Weiterarbeiten im Ruhestand (die sogenannte Aktivrente) boomen.

Für Personalabteilungen in Unternehmen bedeutet dies oft bürokratischen Mehraufwand. Denn jedes Modell bringt eigene Anforderungen an die Entgeltabrechnung mit sich. Doch mit den richtigen Prozessen und moderner HR-Software lässt sich dieser Wandel reibungslos gestalten.

Zusammen mit unserem Experten Stefan Pochanke, Teamleiter Lohn- und Gehaltsabrechnung haben wir uns beide Sonderfälle detailliert angeschaut.

Altersteilzeit in der Entgeltabrechnung: Die größten Hürden meistern

Die Altersteilzeit ermöglicht älteren Beschäftigten einen gleitenden Übergang in den Ruhestand. Was für die Belegschaft attraktiv ist, stellt die Payroll vor vergleichsweise komplexe Rechenaufgaben. Hier gilt es, steuer- und sozialversicherungsrechtliche Vorgaben exakt einzuhalten.

Blockmodell vs. Teilzeitmodell im Fokus

In der Praxis des Mittelstands dominieren zwei Varianten:

• Das Teilzeitmodell: Die Arbeitszeit wird über den gesamten Zeitraum kontinuierlich halbiert. Die Abrechnung läuft konstant, erfordert aber eine präzise, fortlaufende Zeiterfassung.
• Das Blockmodell: Die Altersteilzeit wird in eine Arbeitsphase (Vollzeit arbeiten bei reduziertem Gehalt) und eine Freistellungsphase (Freistellung bei gleichem reduziertem Gehalt) unterteilt. Hier baut die Payroll in der ersten Phase ein Wertguthaben auf, das in der zweiten Phase abgebaut wird.

Aufstockungsbeträge und die berüchtigte „SV-Luft“

Arbeitgebende sind gesetzlich verpflichtet, das Regelarbeitsentgelt für die Altersteilzeit aufzustocken (mindestens um 20 Prozent) und zusätzliche Rentenversicherungsbeiträge zu zahlen. Diese Aufstockungsbeträge sind zwar steuer- und sozialversicherungsfrei, unterliegen aber dem Progressionsvorbehalt.

Die Berechnung der sogenannten „SV-Luft“ – der Differenz zwischen dem tatsächlichen Altersteilzeit-Entgelt und dem fiktiven Vollzeit-Entgelt (gedeckelt durch die Beitragsbemessungsgrenze) – ist eine der fehleranfälligsten Aufgaben in der gesamten Entgeltabrechnung.

Bedeutung für die Entgeltabrechnung

Das bedeutet die gesetzliche Vorgabe konkret für Ihre Payroll-Praxis in der Kurzübersicht:

• Zweigleisige Lohnarten-Steuerung: Einrichtung spezieller Lohnarten, die den Aufstockungsbetrag brutto wie netto auszahlen – komplett frei von Steuern und Sozialabgaben direkt auf das Konto der beschäftigten Person.
• Fiktive Netto-Berechnung: Das System muss im Hintergrund ermitteln, wie hoch der Aufstockungsbetrag sein muss, um das vertraglich vereinbarte Mindestnetto (meist 80–85 % des früheren Vollzeit-Nettos) exakt zu erreichen.
• Berechnung der „SV-Luft“: Ermittlung der Differenz zwischen dem Altersteilzeit-Brutto und 80 % des fiktiven Vollzeit-Bruttos. Auf diesen Differenzbetrag führt die Payroll den vollen Rentenversicherungsbeitrag ab, den das Unternehmen allein trägt.
• Meldepflicht am Jahresende: Da der Aufstockungsbetrag dem Progressionsvorbehalt unterliegt, muss die Jahressumme zwingend in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung ausgewiesen und an das Finanzamt übermittelt werden.

Der Ernstfall: Wenn die Altersteilzeit ungeplant endet (Störfall)

Scheidet eine beschäftigte Person während des Blockmodells vorzeitig aus der Altersteilzeit aus – sei es durch Erwerbsminderung, Kündigung oder Tod –, liegt ein sozialversicherungsrechtlicher „Störfall“ vor. Das angesparte Wertguthaben wurde in der Arbeitsphase nicht wie vereinbart durch Freizeit ausgeglichen. Die Konsequenz: Die Payroll muss das Guthaben rückwirkend als normales Arbeitsentgelt verbeitragen und versteuern. Dies bedeutet oft einen erheblichen Korrekturaufwand für vergangene Entgeltabrechnungszeiträume.

Ergebnis für die Entgeltabrechnung

Ein ungeplantes, frühzeitiges Ende der Altersteilzeit bedeutet konkret in der Payroll-Praxis:

• Zwingende Rückaufrollung: Die Payroll muss die gesamte bisherige Arbeitsphase der Altersteilzeit rückwirkend korrigieren, da das angesparte Wertguthaben nicht wie geplant durch Freizeit ausgeglichen wird.
• Nachträgliche Verbeitragung und Versteuerung: Das verbleibende Wertguthaben wird fiktiv so behandelt, als wäre es von Anfang an als normales Arbeitsentgelt ausgezahlt worden. Es muss für die jeweiligen vergangenen Monate nachträglich verbeitragt und versteuert werden.
• Korrektur des Meldewesens: Sämtliche bereits übermittelten Entgeltmeldungen der vergangenen Jahre für die beschäftigte Person müssen storniert und mit den neuen, korrigierten Werten an die Sozialversicherungsträger gemeldet werden.
• Auflösung von Rückstellungen: Die steuerlichen und handelsrechtlichen Rückstellungen, die das Unternehmen für die Freistellungsphase gebildet hatte, müssen in der Buchhaltung erfolgswirksam aufgelöst und mit den tatsächlichen Auszahlungen der Payroll abgeglichen werden.

Aktivrente: Arbeiten im Ruhestand rechtssicher abrechnen

Immer mehr Menschen möchten oder müssen auch nach Erreichen der Regelaltersgrenze im Unternehmen bleiben. Seit dem Wegfall der Hinzuverdienstgrenzen bei vorgezogenen Altersrenten ist die Aktivrente zu einem wichtigen Instrument zur Wissenssicherung im Mittelstand geworden. Doch Vorsicht: Rentnerinnen und Rentner sind in der Payroll kein „normales“ Beschäftigungsverhältnis.

Besonderheiten bei den Sozialversicherungsbeiträgen in der Aktivrente

Wer die Regelaltersgrenze erreicht hat und eine Vollrente bezieht, ist in der Rentenversicherung grundsätzlich versicherungsfrei. Für die Abrechnung gilt:

• Rentenversicherung (RV): Beschäftigte zahlen keinen eigenen RV-Beitrag mehr. Der Arbeitgeber muss jedoch weiterhin den Arbeitgeberanteil abführen.
  Wichtig für HR: Mitarbeitende haben das Recht, schriftlich auf die Versicherungsfreiheit zu verzichten, um durch eigene Beitragsanteile ihre Rente weiter zu steigern. Dies muss zwingend in den Stammdaten erfasst werden.
• Arbeitslosenversicherung (AV): Die Beitragspflicht endet mit dem Ablauf des Monats, in dem die Regelaltersgrenze erreicht wird. Auch hier verbleibt nur der Arbeitgeberanteil.
• Kranken- und Pflegeversicherung (KV/PV): Hier gelten im Wesentlichen die normalen, ermäßigten oder allgemeinen Beitragssätze – je nachdem, ob ein Anspruch auf Krankengeld besteht oder bereits eine Altersvollrente bezogen wird.

Rechtssichere Abrechnung durch Payroll-Outsourcing oder Automatisierung mit der Peras HR-Suite

Die manuelle Berechnung von Altersteilzeit-Aufstockungen oder die korrekte Beitragsabführung bei der Aktivrente ist im Mittelstand kaum noch fehlerfrei abbildbar. Wer hier auf starre Insellösungen oder anfällige Excel-Tabellen setzt, riskiert teure Nachzahlungen bei der nächsten Betriebsprüfung.

Mittelständische Unternehmen benötigen Flexibilität. Deshalb bieten wir zwei maßgeschneiderte Wege, um die Komplexität der Ruhestandsmodelle sicher zu beherrschen.

Variante 1: Automatisierung mit der Peras HR-Suite oder geno.HR (Inhouse-Software)

Wenn Sie Ihre Entgeltabrechnung weiterhin intern abbilden möchten, digitalisieren und automatisieren geno.HR für Genossenschaftsbanken oder die Peras HR-Suite (auf Basis von P&I Loga) die Prozesse im Hintergrund:

• Automatische Gesetzeslogik: Aufstockungsbeträge, Steuerfortschreibungen und die „SV-Luft“ werden auf Basis der aktuellen Rechtsprechung systemseitig berechnet.
• Integriertes Zeitmanagement: Das nahtlose Zusammenspiel von Zeiterfassung und Payroll stellt sicher, dass Wertguthaben im Blockmodell exakt dokumentiert und im Störfall sauber rückabgewickelt werden.
• Revisionssichere digitale Personalakte: Alle Vereinbarungen zur Altersteilzeit oder Verträge zur Aktivrente liegen genau dort, wo sie gebraucht werden – direkt verknüpft mit der Abrechnung.

Variante 2: Payroll-Outsourcing (Full-Service)

Fehlen in der eigenen HR-Abteilung die Kapazitäten oder das tiefe Spezialwissen für komplexe Sonderabrechnungen wie Altersteilzeit und Störfälle? Dann ist das vollständige oder teilweise Outsourcing der Entgeltabrechnung an die Peras-Spezialisten die beste Wahl:

• Volle Entlastung: Unser Expertenteam übernimmt die komplette operative Durchführung, die fiktiven Netto-Berechnungen und die Kommunikation mit den Sozialversicherungsträgern.
• Höchste Ausfallsicherheit: Keine Sorgen mehr bei personellen Engpässen, Urlauben oder Krankheitsfällen in Ihrer Abrechnung.
• Rechtssicherheit inklusive: Wir garantieren eine Abrechnung, die stets den aktuellen gesetzlichen und tariflichen Vorgaben entspricht.

Fazit: Den demografischen Wandel proaktiv gestalten

Flexible Arbeitszeitmodelle für ältere Mitarbeitende sind ein echter Wettbewerbsvorteil, um wertvolles Know-how im Unternehmen zu halten. Damit die HR-Abteilung jedoch nicht in Bürokratie versinkt, müssen die Abrechnungsprozesse standardisiert und digitalisiert werden – was nicht nur mit Blick auf Altersteilzeit und Aktivrente gilt.

Entlasten Sie Ihre Payroll nachhaltig

Stehen Sie vor der Herausforderung, komplexe Ruhestandsmodelle in Ihrer Entgeltabrechnung rechtssicher und effizient abzubilden? Melden Sie sich für ein kostenloses und unverbindliches Erstgespräch.