Die digitale Personalakte ist ein wichtiger Baustein bei der Digitalisierung von HR-Prozessen und unverzichtbar für ein modernes HR-Management. Zentrale Fragen für den Umgang mit Personaldaten sind: Wo liegen Papiere und sind sie bei Bedarf schnell zu finden? Wer hat Zugriff? Sind Dokumente datenschutzkonform abgelegt und werden Löschfristen eingehalten? Die Aktenverwaltung in Papierform ist eine komplexe und zeitaufwendige Aufgabe, die mit einer softwaregestützten Lösung effizienter und nutzerfreundlich gestaltet werden kann.
Mit dem Umstieg auf digitale HR-Prozesse sparen Sie Zeit, Platz und Kosten in Ihrer Personalabteilung. Personaldaten, Bewerbungen, Arbeitsverträge, Bescheinigungen – in der digitalen Personalakte erhalten Sie mit wenigen Klicks einen Überblick über alle wichtigen Informationen und Dokumente. Systematisch und sicher abgelegt, schnell und zuverlässig auffindbar. Gerade heute bei flexiblen Arbeitsmodellen und Homeoffice wichtig: Die digitale Personalakte ermöglicht standortunabhängiges Arbeiten, denn alle Unterlagen stehen jederzeit für eine dezentrale Bearbeitung zur Verfügung.
Wer auf welche Personaldaten Zugriff hat, legen Sie in einem Rollen- und Berechtigungskonzept fest. Gespeicherte Informationen und Dokumente werden Personen in Ihrem Unternehmen entsprechend ihrer Rolle angezeigt und können nur von Mitarbeitenden mit der notwendigen Berechtigung bearbeitet werden. Mit einer klaren Rollenvergaben gewährleisten Sie ein Höchstmaß an Sicherheit im Umgang mit sensiblen Daten.
Für die Umstellung auf die digitale Personalakte ist im ersten Schritt eine Digitalisierung Ihrer bisherigen Papierakten notwendig. Personaldokumente und Verträge in Papierform müssen dafür gescannt und im neuen System der digitalen Personalakte abgelegt werden. Bei diesem initialen Schritt unterstützen Sie gern unsere langjährigen Partner mit ihrem Scan-Service. Sie übernehmen die Digitalisierung Ihrer Papierdokumente bei der Einführung der digitalen Personalakte oder auch bei Bedarf darüber hinaus. Bei Fragen zur Digitalisierung Ihrer Personalakten sprechen Sie uns gern direkt an.
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