Die Uhr tickt: Bis zum 7. Juni 2026 muss Deutschland die EU-Entgelttransparenzrichtlinie in nationales Recht umsetzen. Für Unternehmen bedeutet das eine deutliche Verschärfung des bestehenden Entgelttransparenzgesetzes (EntgTranspG).
Unternehmen werden künftig verpflichtet, Gehaltsstrukturen offenzulegen, den Auskunftsanspruch für Mitarbeitende zu erweitern und regelmäßige Berichte über das geschlechtsspezifische Lohngefälle zu erstellen.
Ab 100 Mitarbeitenden greifen die Berichtspflichten stufenweise – für Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitenden bereits ab 2027, für Betriebe ab 150 Mitarbeitenden ab 2031. Gehaltsgeheimnisse gehören der Vergangenheit an: Klauseln, die Gespräche über Vergütung untersagen, verlieren ihre Wirksamkeit.
Wir finden: Für HR steckt darin weit mehr als eine reine Pflichterfüllung! Transparente und faire Vergütungssysteme schaffen Rechtssicherheit, steigern die Attraktivität als Arbeitgeber und stärken zugleich die Zufriedenheit und Bindung der Mitarbeitenden.
Die genaue Ausgestaltung wird im deutschen Umsetzungsgesetz festgelegt, das bis Juni 2026 verabschiedet sein muss.
Dieser Guide zeigt Ihnen, welche Pflichten ab wann gelten, welche Fristen Sie beachten müssen und wie Sie Transparenz gezielt strategisch nutzen – für rechtliche Sicherheit, ein starkes Employer Branding und eine höhere Mitarbeiterbindung.
Gleicher Lohn für gleiche oder gleichwertige Arbeit. Dafür sollen Entgeltunterschiede – insbesondere der Gender Pay Gap – messbar reduziert werden, indem Unternehmen stärker in die Pflicht genommen werden.
Für HR bedeutet die neue Entgelttransparenzrichtlinie einen Paradigmenwechsel: vom bisherigen, eher reaktiven Auskunftsanspruch hin zu proaktiver Transparenz, klaren Berichtspflichten und schärferen Durchsetzungsmechanismen.
Die wichtigsten Änderungen im Überblick:
Der erweiterte Auskunftsanspruch bedeutet, dass Mitarbeitende künftig deutlich umfassendere Rechte haben, Informationen über ihre Bezahlung einzusehen:
Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie muss bis spätestens 7. Juni 2026 in deutsches Recht umgesetzt werden. Ab diesem Zeitpunkt gelten die neuen Transparenzpflichten.
Deutschland befindet sich derzeit noch im gesetzgeberischen Verfahren: Eine vom Bundesgleichstellungsministerium eingesetzte Kommission arbeitet an Vorschlägen für eine bürokratiearme Umsetzung, die bis Herbst 2025 vorliegen sollen. Auf dieser Basis soll anschließend der nationale Gesetzesentwurf erarbeitet und beschlossen werden.
Für Unternehmen bedeutet das: Auch wenn die konkreten Detailregelungen noch in Arbeit sind, ist die Umsetzung alternativlos.
Die neuen Berichtspflichten werden gestaffelt nach Unternehmensgröße eingeführt. Entscheidend ist dabei die Zahl der Mitarbeitenden im Unternehmen:
Wichtig ist: Unabhängig von der Unternehmensgröße gelten die Transparenzpflichten im Bewerbungsprozess sowie der erweiterte Auskunftsanspruch für alle Unternehmen. Damit betrifft das Entgelttransparenzgesetz ab 2026 nicht mehr nur große Betriebe, sondern auch mittlere Unternehmen mit 100 Beschäftigten aufwärts.
Das Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG) trat 2017 in Kraft und hatte das Ziel, den Grundsatz „gleicher Lohn für gleiche oder gleichwertige Arbeit“ stärker durchzusetzen. Eingeführt unter der damaligen Familienministerin Manuela Schwesig, sollte es insbesondere die Lohnlücke zwischen Männern und Frauen verringern.
Kerninstrumente des Gesetzes:
In der Praxis blieb die Wirkung jedoch eingeschränkt. Laut dem zweiten Bericht der Bundesregierung zur Wirksamkeit des Gesetzes haben bis 2023 nur rund 4 % der anspruchsberechtigten Beschäftigten von ihrem Auskunftsrecht Gebrauch gemacht.
Viele Unternehmen sahen den administrativen Aufwand als hoch an, während Mitarbeitende oft Hemmungen hatten, den Anspruch tatsächlich einzufordern.
Damit war das EntgTranspG zwar ein erster Schritt in Richtung mehr Transparenz, allerdings ohne die gewünschte Breitenwirkung.
Mit der EU-Entgelttransparenzrichtlinie (EU 2023/970) wird das bisherige Entgelttransparenzgesetz deutlich verschärft.
Der Kern der neuen Regelungen bleibt der Grundsatz „gleicher Lohn für gleiche oder gleichwertige Arbeit“.
Für HR-Abteilungen bedeutet das: Nicht nur identische Tätigkeiten müssen gleich vergütet werden, sondern auch solche, die vergleichbar sind und nach objektiven Kriterien denselben Wert für das Unternehmen haben.
Kriterien zur Bestimmung gleichwertiger Arbeit:
Für die Praxis bedeutet das: HR muss ein transparentes und nachvollziehbares System zur Stellenbewertung entwickeln. Dieses System sollte geschlechtsneutral aufgebaut sein und für jede Position klar beschreiben, warum sie in eine bestimmte Gehaltsgruppe fällt.
Ein Beispiel: Zwei Positionen – etwa eine technische Fachkraft im Schichtdienst und eine kaufmännische Projektleitung – können trotz unterschiedlicher Aufgabenbereiche als gleichwertig gelten, wenn Verantwortung, Belastung und Qualifikationsanforderungen vergleichbar sind.
Entscheidend ist nicht die Berufsbezeichnung, sondern die objektive Bewertung der Tätigkeit.
Damit ist ein konsistentes Bewertungsmodell die Grundlage für faire Vergütung. Es verhindert willkürliche Gehaltsentscheidungen, reduziert rechtliche Risiken und schafft Vertrauen in der Belegschaft. Gleichzeitig erleichtert es die Kommunikation gegenüber Führungskräften, Mitarbeitenden und Betriebsrat.
Mit der Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie werden die Aufgaben für Personalabteilungen deutlich erweitert. Es reicht nicht mehr, auf individuelle Anfragen zu reagieren – Unternehmen müssen proaktive Prozesse aufsetzen, die Transparenz gewährleisten und rechtliche Risiken minimieren.
Individueller Auskunftsanspruch:
Mitarbeitende haben das Recht, Auskunft über ihr eigenes Entgelt sowie die Durchschnittsgehälter vergleichbarer Kolleginnen und Kollegen zu erhalten – getrennt nach Geschlecht. Für HR heißt das: Prozesse müssen so gestaltet sein, dass Anfragen zeitnah, anonymisiert und nachvollziehbar beantwortet werden können.
Erweiterte Berichtspflichten:
Unternehmen sind verpflichtet, regelmäßig Daten zum geschlechtsspezifischen Lohngefälle offenzulegen. Dabei geht es nicht nur um Grundgehälter, sondern auch um variable Bestandteile wie Boni, Zulagen oder Sachleistungen. Die Berichte müssen in verständlicher Form aufbereitet und – je nach Unternehmensgröße – jährlich oder alle drei Jahre veröffentlicht werden.
Gemeinsame Entgeltbewertung:
Weist die Berichterstattung ein Lohngefälle von mehr als 5 % auf, das nicht sachlich begründet werden kann, ist eine gemeinsame Analyse mit einer Arbeitnehmervertretung verpflichtend. Unternehmen müssen dann Ursachen identifizieren und Abhilfemaßnahmen einleiten.
Dokumentationspflichten:
Alle Schritte – von der Stellenbewertung über die Definition von Vergleichsgruppen bis zur Aufbereitung der Daten – müssen dokumentiert werden. Nur so kann das Unternehmen im Streitfall nachweisen, dass die Vergütung diskriminierungsfrei gestaltet ist.
Unsere Praxisempfehlung für HR:
Richten Sie eine klare Anlaufstelle für Auskunftsanfragen ein, definieren Sie Verantwortlichkeiten und schulen Sie die zuständigen Personen im Umgang mit sensiblen Gehaltsinformationen. Parallel sollten Sie die Datenbasis so strukturieren, dass Auskünfte und Berichte ohne großen manuellen Aufwand erstellt werden können.
Die Anforderungen der EU-Richtlinie machen es notwendig, dass HR-Abteilungen ihre Vergütungssysteme nicht nur anpassen, sondern auch klar dokumentieren und verständlich kommunizieren. Dabei geht es um weit mehr als die Einhaltung neuer Pflichten: Transparenz wird zum strategischen Element einer modernen Personalpolitik.
1. Bestandsaufnahme & Audit:
Überprüfen Sie Ihre aktuellen Gehaltsstrukturen. Sind Stellenbeschreibungen aktuell? Gibt es nachvollziehbare Bewertungslogiken? Werden Gehaltsbänder konsequent angewendet?
2. Ausreißer identifizieren:
Analysieren Sie, ob einzelne Gehälter deutlich von den definierten Gehaltsbändern abweichen – und ob es dafür objektive Gründe gibt (z. B. besondere Qualifikationen oder Leistung).
3. Diskriminierungsfreie Vergütungsmodelle entwickeln:
Setzen Sie auf geschlechtsneutrale Kriterien und klare Strukturen. Prüfen Sie auch moderne Konzepte wie „New Pay“, bei denen Transparenz, Partizipation und Teamorientierung im Vordergrund stehen.
4. Job-Bewertungssystem & Kompetenzmodelle:
Legen Sie ein nachvollziehbares Job-Grading-System fest, das die Wertigkeit einer Stelle objektiv bestimmt. Gekoppelt an ein Kompetenzmodell schaffen Sie klare Entwicklungspfade für Mitarbeitende.
5. Kommunikation & Schulung:
Transparenz kann Unsicherheit auslösen – daher ist es wichtig, Führungskräfte und Mitarbeitende einzubeziehen. Schulen Sie Führungskräfte im Umgang mit Gehaltsfragen und erklären Sie Mitarbeitenden offen, wie Vergütungssysteme funktionieren.
6. Betriebsrat einbeziehen:
Nutzen Sie ggf. den Betriebsrat als Partner bei der Entwicklung und Umsetzung fairer Systeme. Dies erhöht Akzeptanz und Rechtssicherheit.
Entgeltunterschiede im Unternehmen entstehen selten durch bewusste Diskriminierung, sondern durch ein Zusammenspiel aus branchenspezifischen Unterschieden, Teilzeitarbeit, Rollenbildern und unbewussten Vorurteilen.
Effektive Gegenmaßnahmen setzen daher auf mehreren Ebenen an: von Recruiting über Karriereentwicklung bis hin zu Vergütungssystemen.
Um Ihnen die Umsetzung der Richtlinie zu erleichtern, haben wir im Folgenden einige praktische Schritte für Sie zusammengefasst.
Hier gibt es unsere Checkliste Entgelttransparenzgesetz zum Download.
Die Analyse und Verwaltung von Vergütungsdaten sind komplex. Besonders wenn unterschiedliche Gehaltsbestandteile wie Grundgehalt, Boni, Zulagen oder Sachleistungen berücksichtigt werden müssen. Ohne technische Unterstützung stoßen HR-Abteilungen hier schnell an Grenzen.
Warum Technologie unverzichtbar wird:
Viele Unternehmen nutzen die Gelegenheit, vorhandene HR-Systeme zu modernisieren. Eine Investition in zeitgemäße HR-Software, wie die Peras HR-Suite, zahlt sich doppelt aus: Sie erleichtert die Einhaltung der neuen Pflichten und verbessert zugleich das Personalcontrolling, die strategische Planung und das Employer Branding.
Die Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie bedeutet für viele Unternehmen zunächst zusätzlichen Aufwand. Doch wer die neuen Vorgaben proaktiv und strategisch angeht, kann daraus klare Wettbewerbsvorteile ziehen.
1. Stärkung des Employer Brandings und Recruiting
Faire und transparente Vergütung wird zu einem zentralen Entscheidungskriterium für Bewerbende. Unternehmen, die Gehaltsstrukturen offenlegen und nachvollziehbar gestalten, wirken modern, glaubwürdig und attraktiv – besonders im hart umkämpften Arbeitsmarkt.
2. Mehr Zufriedenheit und Bindung der Mitarbeitenden
Ungerechtigkeit oder Intransparenz bei Gehältern sind häufige Kündigungsgründe. Klare und faire Vergütungssysteme fördern Vertrauen, Motivation und Loyalität. Mitarbeitende, die sich wertgeschätzt fühlen, bleiben länger und engagieren sich stärker.
3. Risikomanagement und Rechtssicherheit
Mit transparenten Strukturen lassen sich rechtliche Risiken und Bußgelder vermeiden. Unternehmen schützen sich vor Imageschäden, Nachzahlungen und langwierigen Streitigkeiten – und zeigen zugleich, dass sie Gleichstellung ernst nehmen.
4. Förderung einer Kultur der Fairness und Chancengleichheit
Entgelttransparenz sendet ein starkes Signal nach innen: Fairness, Wertschätzung und Chancengleichheit sind gelebte Unternehmenswerte. Diese Kultur steigert die Attraktivität als Arbeitgeber und wirkt sich positiv auf die gesamte Leistungsbereitschaft aus.
Mit der Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie ist die Entwicklung hin zu mehr Lohntransparenz nicht abgeschlossen. Im Gegenteil: Die Erwartungen von Mitarbeitenden, Bewerbenden und der Öffentlichkeit an faire Vergütungssysteme werden in den kommenden Jahren weiter steigen. Für HR bedeutet das, die Richtlinie nicht als einmalige Aufgabe, sondern als Startpunkt für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu betrachten.
Entgeltgleichheit ist kein Projekt mit festem Enddatum, sondern erfordert regelmäßige Überprüfungen. Unternehmen sollten alle ein bis zwei Jahre ihre Gehaltsstrukturen analysieren und Anpassungen vornehmen.
2026 markiert einen Wendepunkt in der Vergütungspolitik – aber nicht das Ziel. Unternehmen, die Entgelttransparenz als festen Bestandteil ihrer HR-Strategie verankern, sichern sich langfristig Rechtssicherheit, Vertrauen und Attraktivität im Wettbewerb um Talente.
Machen Sie Transparenz zu Ihrem Wettbewerbsvorteil. Unsere Consulting-Expertinnen und -Experten begleiten Sie auf dem Weg zu einer modernen und fairen Vergütungskultur.
