Bewerbungsgespräch führen: Checkliste, Fragenkatalog und Tipps

Sie haben eine vielversprechende Bewerbung vor sich, die alle erforderlichen Qualifikationen und Erfahrungen auf den ersten Blick erfüllt. Jetzt ist es an der Zeit, diese Person besser kennenzulernen und herauszufinden, ob sie wirklich zu Ihrem Unternehmen passt.  

Dabei ist die Gestaltung einer positiven Candidate Experience von entscheidender Bedeutung. Ein Bewerbungsgespräch ist nicht nur eine Gelegenheit, die Qualifikationen des Bewerbenden zu prüfen, sondern auch eine Chance, eine einladende und respektvolle Atmosphäre zu schaffen, in der sich die oder der Bewerbende wohlfühlt. 

In diesem Artikel finden Sie einen umfassenden Leitfaden, der Ihnen hilft, Bewerbungsgespräche mit Präzision und Effizienz zu führen. Wir bieten Ihnen eine strukturierte Checkliste und praxisnahe Tipps, die speziell für Personalverantwortliche entwickelt wurden. 

Die gründliche Vorbereitung auf ein Vorstellungsgespräch ist der Grundstein für ein erfolgreiches Gespräch. Personal- und Fachabteilungen sollten gemeinsam die Verantwortung für den Auswahlprozess übernehmen, denn nur als Recruiting Team findet und begeistert man die richtigen Kandidaten und schafft damit eine gute Candidate Experience.  

Die Fachabteilung bringt genaue Kenntnisse über die Anforderungen der spezifischen Stelle sowie das Team mit und wird zukünftig direkt mit den neuen Mitarbeitenden zusammenarbeiten. Die Personalabteilung wiederum leistet Unterstützung, fungiert als Coach für die Fachabteilung, stellt die positive Candidate Experience sicher und koordiniert den gesamten Ablauf.  

Vorbereitende Fragen, die Sie sich stellen sollten: 

Wer nimmt teil?

Bei der Planung des Bewerbungsgesprächs ist vorab zu klären, welche Personen aus dem Unternehmen teilnehmen werden. Dies können Mitglieder der Personalabteilung, Führungskräfte oder Abteilungsleitende sein. Jede teilnehmende Person bringt unterschiedliche Perspektiven und Fragen in das Gespräch ein, wodurch fundierte Entscheidungen getroffen werden können.  

Es empfiehlt sich auch, zu entscheiden, wer die Verantwortung für die Bewirtung der Bewerbenden übernehmen wird. 

Tipp: Es sollten nicht mehr als 2 Teilnehmende im Erstgespräch und max. 3 Teilnehmende im Zweitgespräch dabei sein. Wenn es mehr sind, sollte der Personaler das dem Bewerber vorher mitteilen, um ihm/ihr die Angst zu nehmen. 

Was steht in den Bewerbungsunterlagen?

Gehen Sie die Bewerbungsunterlagen in Ruhe durch und notieren Sie sich Punkte, über die Sie gezielt mit der oder dem Bewerbenden sprechen möchten.  

Welche Fragen sollen gestellt werden?

Die Fachabteilung und die Personalabteilung sind gemeinsam dafür verantwortlich, die Kriterien für die Auswahl zu definieren und die Themen sowie einen Fragenkatalog zu bestimmen, die im Gespräch zur Sprache kommen sollen.  

Wo soll das Gespräch stattfinden?

Das Vorstellungsgespräch sollte in einem ruhigen, angenehm beleuchteten Raum mit genügend Sitzmöglichkeiten stattfinden. Ideal ist ein Raum mit Tageslicht, um eine entspannte Atmosphäre zu gewährleisten. Es sollte eine Sitzordnung gewählt werden, die keine Prüfungssituation suggeriert und das Gespräch auf Augenhöhe ermöglicht.  

Achten Sie vor dem Gespräch darauf, dass der Raum sauber und gut gelüftet ist und mit allen notwendigen Unterlagen ausgestattet wird, inklusive eines Notizblocks und Stiften. 

Um Störungen zu vermeiden, sollten Telefone stillgelegt und Kolleginnen und Kollegen informiert werden. 

Tipps für Online-Gespräche:

1. Technische Vorbereitung: Stellen Sie sicher, dass alle technischen Geräte funktionieren. Überprüfen Sie Ihre Internetverbindung, die Kamera und das Mikrofon im Voraus, um technische Probleme während des Gesprächs zu vermeiden. 
2. Hintergrund und Beleuchtung: Wählen Sie einen neutralen Hintergrund, der nicht ablenkt. Achten Sie darauf, dass der Raum gut beleuchtet ist, idealerweise mit natürlichem Licht, damit Ihr Gesicht gut sichtbar ist. 
3. Pünktlichkeit und Ruhe: Loggen Sie sich einige Minuten vor dem vereinbarten Termin ein, um sicherzustellen, dass alles reibungslos funktioniert. Informieren Sie Mitbewohner oder Familienmitglieder im Voraus, damit Sie während des Gesprächs nicht gestört werden. 

Falls es aufseiten des Bewerbenden zu Beginn zu technischen Problemen kommt, ist es wichtig, ihm/ihr zu vermitteln, dass das in Ordnung ist. Geben Sie das Gefühl, dass Sie gemeinsam nach Lösungen suchen können. Sollte sich herausstellen, dass die technischen Probleme nicht behoben werden können, halten Sie einen Plan B bereit, um beispielsweise auf eine Telefonkonferenz umzusteigen oder den Termin zu verschieben. 

Wurde die bewerbende Person erinnert?

Es gehört zur guten Praxis, die Bewerbende im Vorfeld an den vereinbarten Gesprächstermin zu erinnern, um etwaige Missverständnisse auszuschließen. Dies können Sie in Form einer E-Mail ein oder zwei Tage vor dem Termin tun. 

Zusätzlich sollten Sie alle relevanten Informationen für eine reibungslose Anreise und gegebenenfalls Kontaktdaten für letzte Fragen kommunizieren. 

Hier einige Tipps, die Ihnen helfen, ein professionelles Gespräch zu führen und eine fundierte Entscheidung über geeignete Kandidatinnen und Kandidaten für die Stelle zu treffen: 

• Volle Aufmerksamkeit: Körperliche Präsenz und Achtsamkeit sind entscheidend. Fokussieren Sie sich auf die oder den jeweiligen Bewerbenden. Beobachten Sie dessen Körpersprache, denn sie kann aufschlussreiche Informationen liefern. 

• Entspannte Gesprächsatmosphäre: Eine angenehme Atmosphäre hilft der oder dem Bewerbenden, sich zu öffnen und authentisch zu sein. Leiten Sie das eigentliche Bewerbungsgespräch ein, indem Sie über allgemeine Themen sprechen, bevor Sie zu den spezifischen Fragen zur ausgeschriebenen Stelle kommen. Dabei kann man sehr gut Insights über die Unternehmenskultur und den Fachbereich geben.  

• Aktives Zuhören und Nachfragen: Wenn Ihr Gegenüber spricht, hören Sie genau zu und fragen Sie bei Unklarheiten sofort nach. Das zeigt Interesse und stellt sicher, dass Sie ein genaues Bild von der Person erhalten. Auf keinen Fall sollten nebenbei Mails gelesen werden o.Ä. Ablenkungen auftauchen. 

• Raum geben: Es ist wichtig, dass Teilnehmende genügend Gelegenheit haben, sich und die eigenen Qualifikationen zu präsentieren. Formulieren Sie offene Fragen, die zu weiteren Gesprächsinhalten ermuntern und vermeiden Sie Fragen, die eine mögliche Antwort vorgeben oder vorab suggerieren. 

• Positives Gesprächsende: Ein positives Gesprächsende hinterlässt einen guten Eindruck und steigert den Ruf des Unternehmens als attraktiven Arbeitgebenden. Informieren Sie die oder den Bewerbenden über die nächsten Schritte und bedanken Sie sich für die Zeit und das Engagement. 

Ein Bewerbungsgespräch sollte als ein gegenseitiger Austausch auf Augenhöhe verstanden werden, bei dem sowohl Unternehmen als auch Bewerbende die Möglichkeit haben, sich kennenzulernen und Informationen auszutauschen. Dieser Leitfaden bietet Ihnen Orientierung: 

Begrüßung

Die Begrüßungsphase ist für den ersten Eindruck entscheidend. Eine freundliche und offene Atmosphäre ist essenziell, um eine Basis für ein konstruktives Gespräch zu schaffen. Ein fester Handschlag, ein direkter Blickkontakt sowie die Nennung des Namens der Kandidatin oder des Kandidaten sind wichtige Elemente der Begrüßung. 

Ein kurzer Smalltalk über neutrale Themen wie die Anreise oder das Wetter hilft, Nervosität abzubauen und eine entspannte Gesprächsatmosphäre zu etablieren. Dieser Teil sollte professionell, aber herzlich gestaltet werden, um das Gegenüber zu beruhigen und sich selbst als attraktives Unternehmen zu präsentieren. 

Hauptteil

Im Hauptteil des Gesprächs steht das Kennenlernen der bewerbenden Person im Mittelpunkt. Beginnen Sie mit einer kurzen Vorstellung des Unternehmens und der zu besetzende Stelle. Erläutern Sie die damit einhergehenden Aufgaben und Herausforderungen und geben Sie Raum für Rückfragen. Im Anschluss fokussieren Sie sich auf den beruflichen Werdegang, die vorhandenen Qualifikationen und Erfahrungen. 

Ein Wechsel zwischen offenen und gezielten, situativen Fragen sowie aktives Zuhören sind wichtig, um die Eignung und Motivation zu beurteilen. Der Übergang von einer lockeren Smalltalk-Phase zu einem ernsthaften Austausch ist ein wichtiger Schritt, um ein erfolgreiches Gespräch zu garantieren. 

Fragerunde

Nachdem Sie das Unternehmen vorgestellt haben, können nun Bewerbende Fragen stellen. Geben Sie ihnen den nötigen Raum dafür. Es kann vorkommen, dass durch Ihre Präsentation bereits einige Fragen geklärt wurden und die Kandidatinnen und Kandidaten einen Moment benötigen, um ihre Gedanken zu ordnen und eine geeignete Einstiegsfrage zu formulieren. Gewähren Sie ihnen diese Zeit und beantworten Sie alle aufkommenden Fragen ehrlich und transparent. 

Abschluss des Gesprächs

Der Abschluss ist der Moment, in dem Sie die Bewerberin oder den Bewerber über die weiteren Schritte im Auswahlprozess informieren. Klären Sie, wann und wie die Rückmeldung erfolgt und welche eventuellen nächsten Schritte anstehen. Erörtern Sie noch einmal die Konditionen der Stelle, um sicherzustellen, dass alle Details geklärt sind. 

Ein Dank für das Gespräch und eine freundliche Verabschiedung hinterlassen einen positiven letzten Eindruck und runden das Einstellungsgespräch ab. Vergessen Sie nicht die Bewerberin oder den Bewerber zum Ausgang zu begleiten oder ihm den Weg dorthin zu weisen, um Professionalität und Wertschätzung zu vermitteln. 

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Gut vorbereitete Fragen stellen sicher, dass während des Bewerbungsgesprächs alle relevanten Kompetenzbereiche der Bewerbenden abgedeckt werden. Die Fragen sollten eine umfassende Bewertung sowohl der Hard- als auch der Softskills ermöglichen und Klarheit darüber schaffen, wie die oder der Bewerbende mit zusätzlichen Herausforderungen und Lernaufgaben umzugehen plant. 

Wir haben für Sie passende Fragenkataloge zu verschiedenen Bereichen vorbereitet, die Ihnen als Inspiration dienen können: 

Motivation und Hintergrund des Bewerbenden

1. Was genau hat Ihr Interesse an dieser Position geweckt? 
2. Was war der ausschlaggebende Punkt für Ihre Bewerbung auf diese Stelle? 
3. Welcher Aspekt dieser Position reizt Sie am meisten? 
4. Welche Verantwortlichkeiten und Aufgaben erwarten Sie in dieser Rolle? 
5. Erzählen Sie von Ihrer bisherigen beruflichen Laufbahn. Falls relevant: Warum haben Sie Ihre letzte Stelle im gleichen Bereich verlassen? 

Qualifikation für den neuen Job

1. Welche Verantwortungsbereiche haben Sie in Ihrer bisherigen Karriere übernommen? 
2. Welche Aspekte Ihrer Arbeit haben Ihnen bisher am meisten Freude bereitet? 
3. Nach welchen Kriterien haben Sie Ihre Berufs- oder Studienwahl getroffen? 
4. Welche Tätigkeiten sind Ihnen noch neu und würden Sie gerne ausüben? 
5. Welche neuen Fertigkeiten möchten Sie erlernen? 
6. Bei welchen Projekten waren Sie besonders erfolgreich und bei welchen weniger? Warum waren diese aus ihrer Sicht erfolgreich und weniger erfolgreich?  
7. Welche wesentlichen Kompetenzen und Erkenntnisse haben Sie auf den verschiedenen Stationen Ihres Lebenslaufs erworben? 
8. Auf welche berufliche Erfahrung blicken Sie zurück und ziehen bis heute Nutzen daraus? 
9. Wenn Sie könnten, würden Sie eine andere berufliche Richtung einschlagen oder in Ihrer Karriere etwas anders gestalten? 
10. Beschreiben Sie einen typischen Arbeitstag in Ihrer letzten Anstellung. Welche Aufgaben würden Sie in einer neuen Position vermissen und welche nicht? 

Arbeitsweise

1. Wie organisieren Sie typischerweise Ihren Arbeitstag? 
2. Welche Werkzeuge oder Methoden nutzen Sie, um effizient zu bleiben? 
3. Können Sie ein Beispiel für ein erfolgreich abgeschlossenes Projekt geben und erläutern, wie Sie es angegangen sind? 
4. Wie gehen Sie mit unerwarteten Aufgaben oder Herausforderungen um? Haben Sie ein konkretes Beispiel? 
5. Was tun Sie, wenn Sie bei einer Aufgabe nicht weiterkommen? 
6. Wie priorisieren Sie Ihre Arbeit, wenn mehrere Projekte gleichzeitig anstehen? 
7. Beschreiben Sie, wie Sie in Teamprojekten arbeiten. Wie koordinieren Sie sich mit anderen? 
8. Wie stellen Sie sicher, dass Sie alle Deadlines einhalten? 
9. Können Sie ein Beispiel geben, bei dem Sie Ihre Arbeitsweise angepasst haben, um ein Ziel zu erreichen? 
10. Wie gehen Sie mit Kritik oder Feedback zu Ihrer Arbeit um? 

Ein effektives Bewerbungsgespräch zu führen bedeutet, über die Plattitüden hinauszublicken. Viele Bewerbende neigen dazu, ihre Schwächen geschickt als Stärken umzudeuten oder nebensächliche Schwächen anzuführen.  

Modell für gezielte Fragen: 

Sie können konkrete Situationen erfragen, um die Glaubwürdigkeit der präsentierten Stärken zu überprüfen.  

Folgende Fragen können dabei Hilfestellung geben: 

1. Welche drei Kompetenzen würden Ihre letzten Arbeitgebenden oder Mitarbeitenden Ihnen bestätigen? 
2. Wie haben Sie Ihre Fähigkeiten in Ihrer beruflichen Laufbahn bereits eingesetzt? 
3. Können Sie eine Situation beschreiben, in der eine Ihrer Stärken zum Erfolg eines Projektes beigetragen hat? 
4. Welche persönliche Eigenschaft hat Ihnen am meisten geholfen, berufliche Herausforderungen zu meistern? 
5. Welche Ihrer Fähigkeiten möchten Sie in Ihrer zukünftigen Position besonders einbringen? 
6. Gibt es Fähigkeiten, die Sie als Stärken sehen, die Sie aber bisher noch nicht in der beruflichen Praxis einsetzen konnten? 
7. Wie gehen Sie mit Situationen um, in denen Sie an Ihre Grenzen stoßen? 
8. Können Sie ein Verbesserungspotential nennen, an der Sie aktuell arbeiten, um sie zu verbessern? 
9. Hat Sie eine Ihrer Schwächen schon einmal in einer beruflichen Situation beeinträchtigt und wie sind Sie damit umgegangen? 
10. Wie bewältigen Sie Aufgaben, die Ihre bekannten Entwicklungspotentiale betreffen? 
11. In welchen Bereichen würden Sie gerne zusätzliche Schulungen oder Unterstützung erhalten? 
12. Wie haben Sie in der Vergangenheit konstruktives Feedback zu Ihren Schwächen erhalten und umgesetzt? 
13. Welche Maßnahmen haben Sie ergriffen, um eine Ihrer Misserfolge in einen Erfolg zu verwandeln? 
14. Wie finden Sie ein Gleichgewicht zwischen Selbstvertrauen in Ihre Stärken und dem Bewusstsein Ihrer Entwicklungsfelder? 
15. Können Sie ein Beispiel nennen, bei dem Sie trotz einer Schwäche ein Ziel erreicht haben? 

Am besten halten Sie das Bewerbungsgespräch unmittelbar danach schriftlich fest, während Ihre Eindrücke noch frisch sind. Vermerken Sie wesentliche Aspekte und Punkte, die möglicherweise für oder gegen die oder den Bewerbenden sprechen. Diese Notizen unterstützen Sie später bei einem objektiven Vergleich. Ein strukturierter Bewertungsbogen kann bei der Objektivität der Beurteilungen unterstützen. 

Jede oder jeder Bewerbende verdient, unabhängig vom Ausgang, einen respektvollen und wertschätzenden Umgang. Daher sollte eine zeitnahe Rückmeldung an ungeeignete Kandidatinnen und Kandidaten erfolgen, um unnötige Wartezeiten zu vermeiden und ihnen die Möglichkeit zu geben, sich anderweitig zu orientieren. Idealerweise telefonisch und nicht per Mail.  

Eine höfliche Absage kann dabei die Candidate Experience erheblich verbessern und zeugt von einer attraktiven Arbeitgeberin oder einem attraktiven Arbeitgeber. Es beeinflusst, ob Ihr Unternehmen– selbst nach einer Absage – weiterhin empfohlen wird und in Erwägung gezogen wird, sich zukünftig erneut bei Ihnen zu bewerben. 

Ebenso ist das Sammeln von Feedback sowohl von den Bewerbenden als auch von den Mitarbeitenden, die am Bewerbungsgespräch beteiligt waren, von Vorteil. Diese Rückmeldungen können mit einer kurzen Online-Umfrage zentralisiert erfasst und ausgewertet werden, um den Einstellungsprozess kontinuierlich zu optimieren. 

Während des Vorstellungsgesprächs sollten nicht nur fachliche Qualifikationen, sondern auch Soft Skills, Teamfähigkeit und die kulturelle Passung zum Unternehmen evaluiert werden. Nutzen Sie gezielte Fragen, praktische Aufgaben oder Assessments, um ein vollständiges Bild der Kompetenzen und Potenziale zu erhalten. 

Zudem sollten mehrere Personen aus dem Team oder der Abteilung in den Auswahlprozess eingebunden werden, um verschiedene Perspektiven und Eindrücke zu berücksichtigen. Ein strukturierter Entscheidungsprozess mit klaren Kriterien und regelmäßigen Feedback-Schleifen hilft dabei, eine fundierte und objektive Auswahl zu treffen und die richtige Person für die Position zu finden.