Prozessoptimierung: Verschiedene Methoden im Überblick

Viele Unternehmen kämpfen laut einer Studie von Hays aus 2022 mit mangelnden Ressourcen und fehlender Zeit, um sich aktiv relevanten Herausforderungen zu stellen. Dabei sehen über 50% eine Prozessoptimierung und damit verbundenen Einspareffekten als größten Hebel für die Lösung dieser Situation.
 

Dies zeigt die nach wie vor hohe Bedeutung von Prozessoptimierung, denn mit effizienteren Prozessen und einer damit einhergehenden effektiveren Nutzung von Ressourcen lässt sich dieser Teufelskreislauf durchbrechen.

Prozessoptimierung Definition: Was ist Prozessoptimierung?

Die Prozessoptimierung dient in Unternehmen dazu, die Effizienz und die Effektivität bestehender Arbeits-, Geschäfts-, Produktions- und Entwicklungsprozesse sowie den Einsatz der hierfür benötigten Ressourcen kontinuierlich zu verbessern.

Ziele der Prozessoptimierung

Prozessoptimierung ist kein Mittel zum Zweck, sondern muss ein klar definiertes Ziel verfolgen. Klare Ziele sind wichtig und müssen vor der Optimierung identifiziert werden. Dabei gibt es keine „schlechten“ Ziele, sondern immer nur Ziele, die im besonderen Unternehmenskontext relevant sind.

Folgende Ziele sind nach unserer Erfahrung üblich:

1. Steigerung der Produktivität: Effiziente Prozesse ermöglichen es Mitarbeitenden, die richtigen Tätigkeiten zu priorisieren und reibungslos zu erledigen. Durch die Eliminierung unnötiger oder nicht wertschöpfender Schritte haben Mitarbeitende mehr Zeit und Energie, wertschöpfende Tätigkeiten anzugehen. Es gilt dabei, Prozesse kontinuierlich zu prüfen und zu optimieren.
2. Sicherstellung von Qualität: Prozessoptimierung trägt dazu bei, die Qualität der Arbeitsergebnisse zu verbessern, da mögliche Fehlerquellen durch z.B. unnötige Abstimmungen oder Medienbrüche vermieden werden können. Eine aktive und kontinuierliche Auseinandersetzung mit den Prozessen fördert die Genauigkeit, Beständigkeit und Zuverlässigkeit der Arbeit.
3. Bindung von Mitarbeitenden: Klarheit in den Prozessen über Verantwortlichkeit und Ergebnis tragen dazu bei, die Mitarbeitendenzufriedenheit und das Engagement zu steigern. Wenn Mitarbeitende sich auf ihre Arbeit und nicht auf Prozesswidrigkeiten fokussieren können, fühlen sie sich unterstützt und geschätzt.  Gut gestaltete Prozesse ermöglichen es, Aufgaben einfacher und schneller zu bewältigen, die Wirksamkeit der geleisteten Arbeit steigern und damit ein Gefühl der Erfüllung bei der Arbeit zu entwickeln.
4. Umgang mit Marktdynamik: Die Optimierung von Prozessen macht Organisationen flexibler und anpassungsfähiger. In einer sich schnell verändernden Geschäftsumgebung ist es wichtig, dass Prozesse agil und reaktionsfähig sind. Die kontinuierliche Überprüfung und Anpassung von Prozessen ermöglicht es Unternehmen, sich schnell an neue Anforderungen, Marktbedingungen oder technologische Entwicklungen anzupassen.
5. Schaffung von Freiräumen: Neben der Qualitätssteigerung der Arbeitsergebnisse schafft die Optimierung von Prozessen neue Freiräume für Mitarbeitende. Dies ermöglicht es ihnen, ihre Zeit und Energie auf wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren. Indem administrative Aufgaben automatisiert oder effizienter gestaltet werden, wird der Raum für kreative, strategische und innovative Aktivitäten erweitert.

Bei einer näheren Betrachtung der Ziele lässt sich feststellen, dass die aufgeführten Beispiele sich nicht ausschließen und in einigen Fällen ergänzen. Dies ist richtig. Es ist daher sinnvoll erst einen Fokus festzulegen und dann im Rahmen der Optimierung eine geeignete Optimierungsmethode zu identifizieren und anzuwenden.

Methoden der Prozessoptimierung

Es gibt verschiedene Prozessoptimierungsmethoden und wir haben uns eine Auswahl beschränkt, die jeweils unterschiedliche Aspekte berücksichtigen.

1. Lean-Prinzipien

Im Lean Management ist das Ziel, Verschwendung zu identifizieren und zu eliminieren. Dabei ist alles Verschwendung, was keinen Mehrwert generiert. Mehrwert definiert sich dabei als eine Leistung, für die der Kunde (Konsument) bereit wäre, Geld zu zahlen.

Lean ist dabei eine kontinuierliche Betrachtung von Prozessen und Vorgängen, um diese „schlanker“ oder eben „lean“ zu gestalten.
 

Die einzelnen Phasen ergeben einen Kreislauf, der wie bereits erwähnt eine kontinuierliche Verbesserung ermöglicht.

1. In der ersten Phase gilt es den Wert aus Kundensicht zu definieren, also was soll das Ziel des Prozesses sein.
2. Danach wird der Prozess oder Wertstrom abgebildet und auf unnötige Aufgaben, wie in vielen Fällen Kontrollen, analysiert.
3. Nachdem die Verschwendung aus der Gleichung genommen wurde, gilt es den Fluss der Aktivitäten zu prüfen, also wo entstehen unnötige Pausen, wie z.B. Genehmigungen oder Medienbrüche. Diese werden aufgenommen und z.B. über Digitale Lösungen gelöst.
4. Um eine kontinuierliche Verbesserung zu ermöglichen ist es auch von Belang qualifizierte Mitarbeiter zu entwickeln und in die Optimierung einzubinden, damit Optimierungen an der Quelle des Geschehens identifiziert und angegangen werden können.
5. Es geht um ständige Verbesserung und dem Streben nach langfristiger Perfektion.

Zusammengefasst: Lean ist ein iterativer Prozess, mit dem Ziel sukzessive unnötige Schritte oder Hemmnisse im Prozessablauf zu reduzieren und Schritt für Schritt Richtung Perfektion zu streben.

2. Mit PCA-Kreislauf Prozesse optimieren

Eine Methode, die in diesem Zusammenhang zunehmend an Bedeutung gewinnt, ist der PCA-Kreislauf (Plan-Check-Act).

• Plan steht für das Planen der Maßnahmen und der Analyse des aktuellen Zustandes.
• Do steht für die Umsetzung. In diesem Schritt werden die neuen Maßnahmen erstmal eingesetzt und getestet.
• Check steht für das Überprüfen. Hier wird geschaut, ob die Maßnahmen messbare Erfolge erzielt haben.
• Act steht für das Agieren und Verbessern. Wurden die Ziele mit den neuen Maßnahmen erreicht, werden sie zum neuen Standard. Wurden sie verfehlt, wird ein neuer Kreislauf gestartet und der Prozess beginnt von vorne, bis eine funktionierende Maßnahme gefunden wird.

Zusammengefasst: Diese systematische Vorgehensweise ermöglicht es, Geschäftsprozesse kontinuierlich zu analysieren, zu bewerten und zu verbessern.

3. Six Sigma

Die Six Sigma Methode richtet sich nach Datenerhebungen. Durch diese Methode sollen Abweichungen am Endprodukt vermieden bzw. verringert werden. Durch die Analyse von Zahlen und Statistiken kann man den Ursache-Wirkungszusammenhang von Abweichungen identifizieren. Sigma steht dabei für die Standardabweichung vom Durchschnitt. Ist die Abweichung dabei zu hoch, so ist es sehr wahrscheinlich, dass Prozesse unzureichend sind.

Die Durchführung von Six Sigma erfolgt über den DMAIC-Zyklus: Define, Measure, Analyze, Improve und Control.

Hierbei werden fünf zentrale Fragen berücksichtigt:

1. Define: Welches Problem liegt vor, wie kann seine Auswirkung durch Kennzahlen quantifiziert werden und welches Ziel soll erreicht werden?
2. Measure: Welche Prozessschritte tragen zur Entstehung des Problems bei? Hier erfolgen die Messung und Berechnung der Prozessleistung.
3. Analyze: Welche Hauptursachen zeigen sich anhand der gesammelten Daten für das aufgetretene Problem?
4. Improve: Durch welche Optimierungen können die Schwierigkeiten behoben werden?
5. Control: Wie gewährleistet die Organisation, dass die erreichte Prozessverbesserung nachhaltig bleibt und nicht ins Leere läuft?

Zusammengefasst: Six Sigma nutzt sehr stark Daten und Kennzahlen, um Schwächen zu identifizieren und anzugehen. In Bezug auf HR kann diese Methode gut in stark administrativen Bereichen genutzt werden, bei der eine konsequente Datenhaltung und -erhebung durchgeführt wird.

4. Business Process Reengineering (BPR)

Das Business Process Reengineering ist eine Methode der radikalen Prozessneugestaltung.

Im Fokus steht dabei, die Geschäftsprozesse hinsichtlich Kennzahlen wie Kosten, Qualität, Service oder Durchlaufzeiten deutlich zu verbessern.

Im Gegensatz zu anderen Prozessoptimierungsmethoden konzentriert sich BPR nicht nur auf einzelne Schritte, sondern nimmt die grundlegende Struktur aller internen Unternehmensabläufe ins Visier.

Diese Herangehensweise kommt vor allem dann ins Spiel, wenn Geschäftsabläufe in drastischer Weise umgestaltet werden sollen. Dies geschieht oft bei etablierten Unternehmen, die über viele Jahre hinweg nur wenig Veränderungen erfahren haben.

Der BPR-Prozess gliedert sich in vier aufeinanderfolgende R-Phasen:

1. Renewing (Erneuerung): Hier dreht sich alles darum, Mitarbeitende stärker in die Organisation einzubinden und sie gezielt zu schulen.
2. Revitalisierung (Revitalizing): In dieser Phase geht es um die Neugestaltung der Prozesse. Der Fokus liegt darauf, die Abläufe zu optimieren.
3. Reframing (Einstellungsänderung): Im dritten Schritt ist es entscheidend, dass alle im Unternehmen alte Denkmuster überwinden und sich auf die verbesserten Prozesse einlassen.
4. Restrukturierung (Restructuring): Schließlich geht es darum, das Portfolio der Aktivitäten zu verbessern.

Zusammengefasst: Im Business Process Reengineering (BPR) geht es nicht um eine reine Neuerfindung, sondern um die Optimierung bestehender Abläufe durch Neudenken. Im Vergleich mit den anderen Methoden können mit dem BPR die größten Entwicklungen angestoßen werden, treffen aber auch im schlimmsten Fall auf den größten Widerstand.

Fazit des Methodenüberblicks

Die vier Methoden im schnellen Vergleich:

• Reduzierung von Verschwendung im Lean-Ansatz
• Plan, Do, Check und Act als Struktur für den Ablauf der Prozessoptimierung.
• Fehlerreduktion mit Unterstützung von Daten in Six Sigma
• Radikale Erneuerung von Denkweisen und Prozessen im BPR

Dabei ist es wichtig zu beachten, dass manche Prozesse für bestimmte Unternehmen sehr gut funktionieren können, wohin gegen sie bei anderen Unternehmen nicht zu sinnvollen Ergebnissen führen. Es gilt, immer den Kontext des Erfolgs zu betrachten und zu überlegen, warum diese Prozesse woanders erfolgreich sind und ob diese überhaupt in den kulturellen oder technischen eigenen Kontext passen.

Insgesamt empfehlen wir immer die Mitarbeitenden in den Optimierungsprozess tief einzubinden, da die Auswirkung der Optimierung immer durch die „Durchführenden“ gelebt werden muss.

Prozessoptimierung und Digitalisierung

In den vergangenen Jahren hat die Digitalisierung bedeutende Fortschritte in der Prozessoptimierung bewirkt. Beispiele sind hier:

• Manuelle Aufgaben können dank Software und Hardware jetzt viel einfacher erledigt werden: In der Personalabteilung können beispielsweise Personalunterlagen mithilfe einer HR-Software in der digitalen Personalakte erfasst werden, anstatt stapelweise Papierdokumente zu sortieren.
• Arbeitsschritte, beispielweise im Personalmanagement, lassen sich teilweise oder sogar vollständig automatisieren: Urlaubsanträge und Reisekostenabrechnungen können automatisch durch ein Mitarbeitendenportal verwaltet werden, wodurch der zeitaufwändige manuelle Prozess entfällt.
• Mittels Datenanalysen können Potenziale zur Verbesserung aufgedeckt werden. Durch die Analyse können Trends in der Fluktuation erkannt werden, um gezielt Maßnahmen zur Mitarbeitendenbindung zu ergreifen und Kosten für Neueinstellungen zu reduzieren.

Diese Fortschritte in der Digitalisierung eröffnen Unternehmen neue Möglichkeiten, Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten und Einsparungen zu erzielen.

Aber Vorsicht: Ein nicht funktionierender Prozess wird auch durch die Digitalisierung nicht zu einem funktionierenden Prozess gemacht! 

Daher empfehlen wir den kulturellen Wandel bzw. das Streben nach kontinuierlicher Verbesserung zu berücksichtigen und zu treiben. Letztendlich hängt der Erfolg jedes Optimierungs- oder auch Digitalisierungsinitiative von der Beteiligung, Akzeptanz und Umsetzung durch die „betroffenen“ Mitarbeitenden ab.

Bei weiteren Fragen und Unterstützung zum Thema Prozessoptimierung steht unser Consulting gerne zur Verfügung.