Ein Maßanzug für die professionelle und digitale Personalarbeit
Die Volksbank Ettlingen eG ist eine von 25 Banken, die an der Pilotierung der geno.HR-Komponente Personalmanagement teilgenommen hat. 161 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zählt die Bank und ist damit eine typische VR-Bank der mittleren Größenordnung. Seit Oktober 2017 geht das Institut konsequent seinen Weg zur digitalen Transformation von Personal- und Führungsprozessen und nutzt dafür die geno.HR-Suite der Peras GmbH.
Die Digitalisierung macht auch vor den Personalexperten keinen Halt. Es genügt heutzutage nicht mehr, rechtzeitig die Entgeltabrechnung an die Mitarbeiter auszugeben oder eine Krankmeldung zu bearbeiten. Das heutige Aufgabenspektrum des HR-Bereichs in Kreditinstituten ist weiter gefächert: hoch qualifizierte Mitarbeiter im Wettbewerb mit anderen Arbeitgebern identifizieren und rekrutieren, Vakanzen frühzeitig erkennen und entsprechende Maßnahmen einleiten, die Belegschaft auf dem neuesten Wissensstand halten und dafür entsprechend qualifizieren und weiterbilden, Führungskräfte coachen sowie das Personal durch attraktive Arbeitsbedingungen und Arbeitgeberangebote an das eigene Institut binden. Darüber hinaus sind Arbeits- und Zeitmodelle zu entwickeln, die den Erwartungshaltungen der Millennials gerecht werden.
Diesen Herausforderungen im Personalbereich sah sich auch die Volksbank Ettlingen gegenüber und hat sich ihnen aktiv gestellt. „Unsere Arbeit entfernt sich immer mehr von einer reinen Administration der Ressourcen. Stattdessen konzentriert sie sich auf die Menschen in unserer Bank. Und auf die Strategie, die wir mit diesen Menschen in den nächsten Jahren umsetzen wollen“, so Jörg Wittemann, Leiter Vorstandsassistenz und Personal in der Volksbank Ettlingen. „Als Businesspartner des Vorstands sind wir gefordert, innovative Lösungen zu schaffen, eine HR-Strategie zu entwickeln und diese in die Unternehmenskultur zu integrieren und zu leben.“
Effizienz und Transparenz durch geno.HR
Mit der geno.HR-Suite der Peras fürs Personalmanagement hat die Volksbank Ettlingen eine ausgezeichnete Lösung für die professionelle Personalarbeit gefunden. Modular aufgebaute integrative Lösungen und Workflows schaffen Effizienz und Transparenz für Mitarbeiter und Führungskräfte und vernetzen beispielsweise auch Trainings- und Schulungsanbieter. Jörg Wittemann: „Wir konnten uns im Vorfeld von den vielfältigen Möglichkeiten eines in sich funktionierenden Systems überzeugen. Als Pilotbank für die Einführung von geno.HR-Personalmanagement haben wir uns gemeldet, weil wir bei den Vorreitern für diesen Change sein wollen. Dadurch waren wir eine der ersten Banken, die die Module „PM-Kern und Personaldaten“, „Ausbildungsmanagement“ und „Digitaler Schriftverkehr“ pilotiert haben. Für die Vorbereitung zur Pilotierung bekommt Peras von uns auf jeden Fall ein „Gut“. Es wurde uns ein Leitfaden zur Vorbereitung an die Hand gegeben und die FAQ-Liste zu den Themen rund um die Pilotierung wurde permanent erweitert. Beides war in dem Prozess sehr hilfreich.“
Was zu verbessern war, wie zum Beispiel die Migration der Daten in geno.HR-Basis, wurde von der Bank direkt an Peras kommuniziert, so dass der HR-Partner umgehend daran arbeiten und eine fehlerfreie Lösung schaffen konnte. Von den Schulungen, die vom Partner der Peras, der PERBILITY GmbH, durchgeführt wurden, war die Volksbank Ettlingen begeistert. Sie sorgten dafür, dass anschließend im Tagesgeschäft nur noch vereinzelt Fragen aufkamen. Und diese wurden durch die professionelle Betreuung der Pilotbanken durch eine eigene Hotline und ein separates Ticketsystem schnell beantwortet. Schon während der Pilotierung war für den Personalbereich der Volksbank Ettlingen klar, dass das geno.HR-Personalmanagement der Peras die Bank in ihren herausfordernden Aufgaben sehr gut unterstützt.
Überwältigendes Feedback
„Nach der Pilotierung galt es, bei diesem doch einschneidenden Change unsere Führungskräfte und alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit ins Boot zu holen, denn mit den Möglichkeiten der geno.HR-Suite verlagern wir viele Themen direkt zu den Anwendern“, erzählt Jörg Wittemann. „Wir haben uns gefragt: Wie aufwändig wird es, alle zu informieren und zu schulen? Erkennen und nutzen alle User die Chancen und Vorteile der neuen Lösung? Und kommen alle Anwender zu dem Ergebnis, dass die geno.HR-Suite unsere Zukunft für eine professionelle Personalarbeit ist?“ Der HR-Bereich der Bank erlebte eine angenehme Überraschung, denn der Rollout verlief nahezu problemlos. Insbesondere das Feedback des Vorstands und der Führungskräfte war überwältigend positiv. Transparent auf einen Blick und das mit wenig Aufwand, so die Aussagen.
Intuitiv statt schulungsintensiv
Da das System intuitiv bedienbar ist, entstand auch nur ein sehr geringer Schulungsaufwand. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bescheinigten, dass die Software selbsterklärend ist und eine Schulung daher kaum notwendig. Der Einsatz von Handouts wurde als völlig ausreichend empfunden. „Unsere IT-affinen Auszubildenden bewegen sich vorbehaltlos und intuitiv im geno.HR-Personalmanagement. Diese wertvolle Chance haben wir genutzt und einem unserer Auszubildenden die Schulung für das Modul Azubi-Management übertragen. Erfolgreich hat er die Aufgabe gemeistert und alle Azubis unserer Bank mit dem System vertraut gemacht“, berichtet Jörg Wittemann begeistert.
Digitale Personalakte
Um die Digitalisierung voranzubringen, hat die Bank neben geno.HR-Personalmanagement auch die Komponente „Digitale Personalakte“ der geno.HR-Suite eingeführt. Personalaktenordner wurden gescannt und stehen jetzt in elektronischer Form zur Verfügung. Bis auf wenige Ausnahmen ersetzt die digitale Personalakte heute die Papierdokumente. Auch Excel-Dateien und redundante Datenbanken, wie beispielsweise in Lotus Notes, werden zukünftig sukzessive in geno.HR-Personalmanagement überführt und ersetzt. Jörg Wittemann ist überzeugt: „Die geno.HR-Suite ist eine professionelle HR-Lösung, die es uns ermöglicht, neue organisatorische Strukturen erfolgreich im Personalbereich umzusetzen und den digitalen Wandel in unserer Bank aktiv gestalten zu können.“
geno.HR: Eine spezialisierte IT-Lösung
Die geno.HR-Suite ist aus der Zusammenarbeit von Peras mit genossenschaftlichen Verbänden und Beratungsunternehmen entstanden und tritt mit dem durchaus ambitionierten Ziel auf, bundesweit eine einheitliche Lösung für die Personalwirtschaft der Zukunft zu schaffen. Das heißt konkret: den Genossenschaftsbanken zu ermöglichen, von der gesetzeskonformen Datenhaltung über die Entgeltabrechnung und Personalkostenplanung bis hin zu klassischen Personalmanagementfunktionen den Schritt hin zur digitalen Transformation von Personal und Führungsprozessen zu gehen.
Die Spezialisierung auf Genossenschaftsbanken zeigt sich beispielsweise in den speziell auf ihre Anforderungen abgestimmten Lohnartenrahmen, das verwendete Sicherheitskonzept eines genossenschaftlichen Rechenzentrums sowie die Erfüllung der entsprechenden juristischen und regulatorischen Anforderungen. Mittlerweile nutzen über 250 Banken die Lösung und haben insgesamt rund 1.600 Module im Einsatz (Stand Dezember 2020). geno.HR besteht im Kern aus einer Reihe modular aufgebauter Komponenten (siehe Abbildung). Die einzelnen Module können von jeder Bank individuell nach den spezifischen Anforderungen vor Ort zusammengestellt werden. Das Preismodell von Peras orientiert sich hierbei an der Bilanzsumme des jeweiligen Kunden.
Die Volksbank Ettlingen ist die einzig rechtlich selbstständige Bank in Ettlingen und im Albgau. Als moderne und kundenorientierte Genossenschaftsbank mit einer Bilanzsumme von 791 Mio. Euro und 161 Mitarbeitern betreut sie über 34.000 Kunden im Geschäftsgebiet. Mit 10 Geschäftsstellen ist die Volksbank Ettlingen flächendeckend in ihrer Region präsent. Ergänzend bietet sie ihren Kunden über das ImmobilienCenter die passende Wunschimmobilie und über das Volksbank Reisebüro den individuellen Traumurlaub an.
