Seit September 2022 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, ein System zur Erfassung der Arbeitszeiten bereitzustellen.
Damit müssen sie sicherstellen, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden dokumentiert werden können.
In diesem Artikel gehen wir detailliert auf die Hintergründe und geltenden Pflichten zur Zeiterfassung ein. Zudem bieten wir eine praxisnahe Checkliste für Unternehmen, auf Basis derer Sie nachvollziehen können, ob Sie die Anforderungen zur Zeiterfassungspflicht bereits erfüllen.
Unsere Erfahrungen zeigen, dass viele Beschäftigte die Zeiterfassungspflicht positiv bewerten – insbesondere, weil Überstunden nun besser nachvollzogen und ausgeglichen werden können.
Gleichzeitig zeigt sich, dass zahlreiche Unternehmen noch auf manuelle oder veraltete Lösungen setzen. Digitale Systeme bieten hier nicht nur Vorteile bei der Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen, sondern auch klare Mehrwerte für Planung, Transparenz und Fairness.
Die Pflicht zur systematischen Erfassung der Arbeitszeiten ist ein Thema, das durch das EuGH-Urteil von 2019 ins Rampenlicht gerückt wurde. Dieses Urteil betont die Notwendigkeit für Unternehmen, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden verlässlich zu dokumentieren.
Das Bundesarbeitsgericht (BAG) stellte 2022 klar, dass bereits nach geltendem Recht eine Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung besteht. Diese ergibt sich aus dem § 3 des Arbeitsschutzgesetzes in Auslegung des EuGH-Urteils. §3 ist im Sinne des EuGH-Urteils so auszulegen, dass zur Sicherstellung des Arbeitsschutzes ein objektives Zeiterfassungssystem erforderlich ist.
Zeiterfassung darf in Unternehmen nicht nur als Pflichterfüllung gesehen werden! Zeiterfassung ist ein strategisches Instrument, das Unternehmen vielfältige Vorteile bietet. Das Ziel ist mehr Transparenz, Planbarkeit und Fairness.
Durch die strategische Nutzung von Zeiterfassung können Unternehmen ihre HR-Prozesse optimieren.
Digitale Lösungen ermöglichen es, Arbeitszeiten effizient und genau zu erfassen und nahtlos in bestehende Systeme für Zeitwirtschaft und Personalplanung zu integrieren. Das steigert nicht nur die Effizienz, sondern unterstützt auch Entscheidungsprozesse im HR-Bereich nachhaltig.
Trotz aller Vorteile kann die Umsetzung in der Praxis auf Hürden stoßen:
Die gesetzlichen Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung können komplex sein – die technische Umsetzung muss es nicht sein.
Mit der Zeiterfassungssoftware der Peras HR-Suite setzen Unternehmen auf eine Lösung, die rechtssicher, intuitiv und flexibel ist. Ob mobile Arbeitszeitmodelle, Schichtsysteme oder Vertrauensarbeitszeit: Die Peras HR-Suite ermöglicht die präzise Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit, lässt sich nahtlos in bestehende Prozesse integrieren und unterstützt bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
Durch Self-Service-Funktionen, automatisierte Benachrichtigungen und eine transparente Datenbasis wird die Zeiterfassung nicht zur Pflichtübung – sondern zu einem echten Mehrwert für HR, Führungskräfte und Mitarbeitende.
Bereits seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von 2022 sind Unternehmen verpflichtet, ein System zur Arbeitszeiterfassung bereitzustellen.
Auch wenn die Umsetzung im Arbeitszeitgesetz derzeit zwar noch aussteht, müssen Unternehmen jetzt schon ein System zur Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit bereitstellen. Es besteht keine Wahlfreiheit mehr, ob man Zeiterfassung einführt – sondern nur noch, wie man sie organisiert.
Derzeit konkretisiert ein Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes die Anforderungen weiter – etwa zur Pflicht einer elektronischen Dokumentation ab der ersten Minute und zum spätesten Zeitpunkt der Erfassung. Die gesetzliche Verabschiedung steht zwar noch aus, ändert jedoch nichts an der bereits bestehenden Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung.
Die Übergangsfristen betreffen nur die Form der Zeiterfassung!
Betriebe mit weniger als 250 Beschäftigten hätten laut dem aktuellen Gesetzesentwurf bis 2026 Zeit, elektronische Zeiterfassung einzuführen. Betriebe mit weniger als 50 Beschäftigten sogar bis 2027.
Ja, die Pflicht zur Zeiterfassung umfasst auch Mitarbeitende, die in Vertrauensarbeitszeitmodellen arbeiten.
Während die Vertrauensarbeitszeit primär auf Eigenverantwortung setzt, bleibt die rechtliche Notwendigkeit bestehen, die tatsächliche Arbeitszeit zu dokumentieren.
Auch wenn Unternehmen verpflichtet sind, ein System zur Arbeitszeiterfassung bereitzustellen, liegt die Mitwirkungspflicht bei den Mitarbeitenden: Sie müssen ihre Arbeitszeiten korrekt und vollständig dokumentieren.
Kommt es zu wiederholten Versäumnissen, fehlerhaften Einträgen oder bewusster Manipulation, kann dies arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen – bis hin zur Abmahnung oder Kündigung bei schwerwiegendem Fehlverhalten. Entscheidend ist, dass Arbeitgebende die Belegschaft im Vorfeld transparent über die rechtliche Pflicht und den Umgang mit Zeiterfassung aufklären. Besonders bei der Einführung digitaler Systeme sollten Schulungen, klare Anleitungen und ein Ansprechpartner im Unternehmen bereitgestellt werden.
Eine gelebte Zeiterfassungskultur mit verbindlichen Prozessen und regelmäßigen Erinnerungen hilft, Unsicherheiten zu vermeiden und rechtlichen Risiken vorzubeugen.
Unternehmen sind derzeit frei in der Wahl des Zeiterfassungssystems – solange Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit nachvollziehbar dokumentiert werden.
Es gelten folgende Optionen:
Elektronische Zeiterfassung: Digitale Systeme gelten als effizient, manipulationssicher und benutzerfreundlich. Sie ermöglichen automatisierte Prozesse, Auswertungen und eine nahtlose Integration in bestehende HR-Systeme – und werden künftig gesetzlich verpflichtend sein.
Manuelle Zeiterfassung: Klassische Methoden wie Stundenzettel oder handschriftliche Listen sind weiterhin erlaubt, gelten jedoch als fehleranfällig und wenig zukunftssicher. Für viele Unternehmen stellen sie keine langfristige Lösung dar.
Excel als Zwischenlösung: Auch Excel-Tabellen sind derzeit noch zulässig, erfüllen aber nicht die Anforderungen an Manipulationssicherheit und Automatisierung. Insbesondere im Rahmen der geplanten Gesetzesnovelle gelten sie nicht mehr als konform mit den zukünftigen Anforderungen.
Digitale Systeme zur Arbeitszeiterfassung müssen vor allem eines leisten: Sie müssen rechtssicher, nachvollziehbar und praxistauglich sein.
Folgende Anforderungen gelten als wesentlich:
Wir empfehlen zusätzlich folgende Aspekte zu berücksichtigen:
Die bloße Erfassung der Arbeitszeiten reicht nicht aus. Unternehmen sind auch verpflichtet, diese Daten ordnungsgemäß aufzubewahren, vor Manipulation zu schützen und auf Anfrage bereitzustellen.
Die Zeiten müssen so dokumentiert sein, dass sie im Streitfall oder bei einer behördlichen Prüfung nachvollziehbar sind. Je nach Ausgestaltung des Arbeitszeitmodells (z. B. Vertrauensarbeitszeit, Gleitzeit oder Schichtbetrieb) ist es zudem erforderlich, die Einhaltung gesetzlicher Höchstarbeitszeiten, Pausenregelungen und Ruhezeiten zu prüfen.
In der Praxis empfiehlt sich eine regelmäßige Auswertung – z. B. durch Führungskräfte oder die Personalabteilung – um Risiken wie Überlastung oder Verstöße frühzeitig zu erkennen.
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