Im Genossenschaftsverbund gehört die Berliner Volksbank eG deutschlandweit zu den größten Instituten. Um für ihre rund 1.600 Beschäftigten alle Personalthemen schnell und transparent bearbeiten zu können, hat die Bank im Juni 2020 mit geno.HR-Personalmanagement eine „Prozessautobahn“ für HR-Aufträge gelegt.
Viele Unternehmen organisieren derzeit ihre HR-Aktivitäten um. Das Ziel: die eigene Attraktivität auf dem Arbeitsmarkt erhalten und noch steigern. Denn die Beschäftigten werden heute als Kunden betrachtet, die man aktiv beraten und intensiv betreuen möchte und denen ein individueller Service geboten werden soll. Bei der Berliner Volksbank heißt deshalb auch einer der drei Kernbereiche im Personalwesen „HR Service“. 2019 hat die Bank den Bereich neu strukturiert, Business-Partner-Rollen wurden etabliert und eine Abteilung für konzeptionelle Themen aufgebaut. Mit belastbaren Prozessen hohe Servicequalität bieten, so der Anspruch der Bank. Das funktioniert am besten mit einer zentralen Software und digitalen Workflows, über die alle Beschäftigten transparenten Einblick in die sie betreffenden Personalthemen haben. Wie auf einer Prozessautobahn soll ein HR-Auftrag platziert und schnell sowie kundenfreundlich bearbeitet werden können. „Unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wollen wir das Gefühl vermitteln, dass wir sie als Arbeitgeber unterstützen“, sagt Katja Nieschulze, Abteilungsleiterin HR Service bei der Berliner Volksbank.
Seit mehr als zehn Jahren arbeitet die Volksbank mit Softwareprodukten der Peras GmbH. Parallel kamen auch andere Systeme zum Einsatz, darunter für das Personalmanagement (PM). Die dortigen Daten wurden allerdings stets getrennt von der Abrechnung gepflegt, was aufwändig war und Prozesse verlangsamte. Deshalb setzt die Bank auf Zentralisierung und hat das bisherige PM-System Ende 2019 durch geno.HR-Personalmanagement abgelöst, das als Verbundstandard bereits in mehr als 250 genossenschaftlichen Banken im Einsatz ist. Katja Nieschulze: „In unsere Entgeltabrechnung geno.HR-Basis, die wir seit 2015 nutzen und die von Peras im Business Process Outsourcing (BPO) bearbeitet wird, fügt sich geno.HR-Personalmanagement wie ein schlüssiges Puzzlestück ein.“ In die Personalmanagement-Komponenten eingegebene Informationen werden zurück in das Basissystem geschrieben. geno.HR-Basis, in dem die abrechnungsrelevanten Personalstamm- und -bewegungsdaten von den Payroll-Fachkräften der Peras gepflegt werden, kommuniziert mit einem Zeitversatz von vier Stunden mit der Personalmanagementsuite. So liegt in beiden Modulen der gleiche Datenbestand vor, eine doppelte Datenpflege ist nicht mehr erforderlich und die Fehleranfälligkeit wird enorm reduziert.
Seit Juni 2020 ist die Software produktiv im gesamten Unternehmen im Einsatz. In Zusammenarbeit mit PERBILITY, dem Entwicklungspartner von Peras, hat das HR-Service-Team die sechs Standard-Templates von geno.HR-PM auf die Gegebenheiten der Bank angepasst und erweitert. So stehen jetzt über 20 verschiedene digitale Personalaufträge zur Verfügung, über die Beschäftigte und Führungskräfte ihre Anfragen dem HR-Team per digitalem Workflow übermitteln können. Ein solcher Auftrag lautet etwa: Ich möchte meine Arbeitszeit reduzieren, ein Sabbatical beantragen, an einer Weiterbildungsmaßnahme teilnehmen, mich auf eine neue Stelle versetzen lassen u.v.m.
Über die Personalmanagementsuite hat jede an einem Prozess beteiligte Person tagesaktuellen Einblick in den Fortgang der Bearbeitung, ebenso wie in ihr persönliches Profil, angefangen von den Adressdaten über Arbeitszeiten bis hin zu Seminaranmeldungen. Dabei liegt der Anwendung ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept zugrunde, so dass die datenschutzrechtlichen Anforderungen jederzeit eingehalten werden. Nach der Anmeldung zu einer Weiterbildungsmaßnahme erzeugt das System durch eine eigens eingerichtete Schnittstelle zu Lotus Notes automatisch einen anonymisierten Kalendereintrag der jeweiligen Person – „ein cooler Mehrwert der Peras-Lösung“ findet Antje Willim, Sachbearbeiterin im HR Service. „Früher mussten wir, nachdem Interessierte ihre Seminaranträge per Papier eingereicht hatten, diese im System immer manuell anlegen. Dies funktioniert jetzt vollständig digital und wir haben jederzeit einen Überblick, welche Seminare bereits ausgebucht sind.“ Als großes Unternehmen organisiert die Berliner Volksbank viele ihrer Seminare in Eigenregie, ohne externe Dienstleister. Neu in der Personalmanagementsuite an gelegt wurde eine Vertreterrolle. Über sie können die Führungskräfte großer Ab teil ungen Personalentscheidungen dele gieren und damit Verantwortung auf mehrere Schultern verteilen.
Dass sich geno.HR-PM individuell an die Bedürfnisse der Volksbank anpassen ließ, ist für Katja Nieschulze entscheidend dafür, dass der HR Service heute seine Prozesse effizient gestaltet und damit seine Rolle der „Serviceexzellenz“ erfüllt. Ein Beispiel für Serviceverbesserung: Für die Führungskräfte wurden verschiedene Wiedervorlagen eingerichtet. Sie erhalten so rechtzeitig einen Reminder, wann die nächste Beurteilung durchzuführen ist, um zugesagte Gehaltserhöhungen rechtzeitig umzusetzen. Konfigurierte Notizen erinnern daran, dass beispielsweise Mitarbeitende aus der Elternzeit zurückkommen oder ein befristetes Beschäftigungsverhältnis ausläuft. So kann man rechtzeitig planen, wie Arbeitskräfte künftig am effizientesten auf Tätigkeitsfelder innerhalb der Bank zu verteilen sind. Einen weiteren Service stellen Sonderreports dar, über welche eine Führungskraft auf einen Blick sieht, wie viele ihrer Beschäftigten befristete Verträge haben, wie viele Stellen mit Altersteilzeit es gibt etc. Antje Willim:„Der Forecast auf die Fluktuation ist dadurch über längere Zeiträume transparent. Das ermöglicht unseren Führungskräften eine weitsichtige Personalplanung.“
HR-Aufträge zu bearbeiten, das ist bei der Berliner Volksbank auf mehrere Schultern verteilt. Das Unternehmen setzt ganz auf Outsourcing an die Unternehmensgruppe der Fiducia & GAD IT AG und hält sich damit an den Verbundstandard. Die Pflege der abrechnungsrelevanten Personalstamm und -bewegungsdaten in geno.HR-Basis wurde bereits vor vielen Jahren zu einem großen Teil an die Peras GmbH mit ihrem BPO-Service ausgelagert. Die Pflege der geno.HR-Aufbauorganisation und das Bedienen der Workflows in der Personalmanagementsuite erledigt der HR Service. Die durch die Auslagerung des Abrechnungsprozesses an die Peras sowie die effiziente und digitale Nutzung der Personalmanagementsuite entstandenen Freiräume können die Beschäftigten von HR Service nutzen, um ihre Kunden intensiver rund um alle Personalthemen zu beraten. Um die Zusammenarbeit zwischen Berliner Volksbank und Peras weiter zu optimieren, wurde in geno.HR-PM ein Dashboard entwickelt. Über dieses kann Peras die von der Volksbank eingegebenen Daten zu allen Vorgängen in Echtzeit abgreifen und bearbeiten. Das Resultat sind schnellere und weniger fehleranfällige Prozesse und ein abgestimmter Workflow. Der digitale Datenfluss startet beim einzelnen Beschäftigten mit seinem aktuellen Anliegen, verläuft über den HR Service und geht durch bis zur Peras.
Ihr Personalmanagementsystem will die Berliner Volksbank künftig noch erweitern. Zusätzliche Module von geno.HR-PM-Stellen- und Anforderungsprofile, Beurteilungsgespräche und Führungskräfte-Feedback – sollen eingesetzt werden. Katja Nieschulze: „Wir wollen außerdem das Recruiting ausbauen und es neben externen auch für interne Stellenausschreibungen nutzen.“ Über weitere Ausbaustufen, wie das reibungslose Zusammenspiel der Personalmanagement-Suite mit der Digitalen Personalakte „aconso nubea“ und dem Zeitmanagement, sind Peras und Berliner Volksbank im Austausch.
Die geno.HR-Suite ist aus der Zusammenarbeit von Peras mit genossenschaftlichen Verbänden und Beratungsunternehmen entstanden und tritt mit dem durchaus ambitionierten Ziel auf, bundesweit eine einheitliche Lösung für die Personalwirtschaft der Zukunft zu schaffen. Das heißt konkret: den Genossenschaftsbanken zu ermöglichen, von der gesetzeskonformen Datenhaltung über die Entgeltabrechnung und Personalkostenplanung bis hin zu klassischen Personalmanagementfunktionen den Schritt hin zur digitalen Transformation von Personal und Führungsprozessen zu gehen.
Die Spezialisierung auf Genossenschaftsbanken zeigt sich beispielsweise in den speziell auf ihre Anforderungen abgestimmten Lohnartenrahmen, das verwendete Sicherheitskonzept eines genossenschaftlichen Rechenzentrums sowie die Erfüllung der entsprechenden juristischen und regulatorischen Anforderungen. Mittlerweile nutzen über 250 Banken die Lösung und haben insgesamt rund 1.600 Module im Einsatz (Stand Dezember 2020). geno.HR besteht im Kern aus einer Reihe modular aufgebauter Komponenten (siehe Abbildung). Die einzelnen Module können von jeder Bank individuell nach den spezifischen Anforderungen vor Ort zusammengestellt werden. Das Preismodell von Peras orientiert sich hierbei an der Bilanzsumme des jeweiligen Kunden.
Die Berliner Volksbank ist die größte regionale Genossenschaftsbank in Deutschland und betreut Privat- und Firmenkunden in Berlin und Brandenburg. Das einst aus dem Zusammenschluss von Handwerkern und Gewerbetreibenden gegründete Geschäftsmodell gibt es seit über 160 Jahren.
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