Nachfolgend möchten wir Ihnen gerne Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Ihrer Teilnahme an einem Webinar über Microsoft Teams zur Verfügung stellen.
Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die:
Peras GmbH
Dieselstraße 5
76227 Karlsruhe
Telefon: +49 721 627378-0
E-Mail: lernwelt(at)peras.de
Sollten Sie Fragen oder Anregungen in Bezug auf den Datenschutz oder die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten haben, wenden Sie sich gerne an unseren Datenschutzbeauftragten. Diesen erreichen Sie unter:
Daten zu Ihrer Person: Anzeigenname, Vor- und Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Profilbild (optional).
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass eine anonyme Teilnahme an dem Webinar nicht möglich ist, da wir im Rahmen unserer Lernangebote Zertifikate ausstellen und uns vergewissern müssen, dass jeder Teilnehmer auch zur Teilnahme autorisiert ist und ggf. Zertifikate ausgestellt werden, für die eine Anwesenheitsbestätigung erforderlich ist.
Meeting-Metadaten: Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware- Informationen, Meeting-ID, Datum, Uhrzeit, Ort, Telefonnummern.
Verbindungsdaten: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die entsprechende Microsoft Teams-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
Zur Webinarteilnahme wird der Zugangslink in der Peras Lernwelt hinterlegt. Sie starten das Webinar direkt in der Lernwelt.
Bei der Anmeldung zum Online-Meeting müssen Sie sodann Ihren Namen und ggf. Ihre E-Maildresse angeben. Als Teilnehmer können Sie an Meetings direkt über den Browser teilnehmen, ohne die Teams-App zu installieren.
Es steht Ihnen frei, während des Online-Meetings die Chat-, Frage- oder Umfragefunktionen (sofern verfügbar) zu nutzen. Auch Ihre Kamera und Ihr Mikrofon können Sie selbst ein-, ab bzw. stumm zuschalten. Wenn Sie die Chat-, Frage oder Umfragefunktion nutzen, werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Wenn Sie Ihre Kamera oder Ihr Mikrofon einschalten, werden für die Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Bei Beginn des Online-Meetings sind Ihr Kamerabild und Ihr Mikrofon standardmäßig ausgeschaltet. Beachten Sie bitte, dass sämtliche Informationen, die Sie oder andere während eines Online-Meetings hochladen, bereitstellen oder erstellen, zumindest für die Dauer des Meetings verarbeitet werden. Hierzu gehören insbesondere Chat-/ Sofortnachrichten, Dateien, Whiteboards und andere Informationen, die während der Nutzung des Dienstes geteilt werden.
Microsoft erhebt Benutzerdaten, die für die Bereitstellung sowie technische und betriebliche Unterstützung und Verbesserungen der zur Verfügung gestellten Dienste erforderlich sind. Hierzu gehören insbesondere technische Daten zu Ihren Geräten, Ihrem Netzwerk und Ihrer Internetverbindung, wie z.B. IP-Adresse, MAC-Adresse, andere Geräte-IDs (UDID), Gerätetyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, Kameratyp, Mikrofon oder Lautsprecher, Art der Verbindung).
Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten finden Sie unter: privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement und news.microsoft.com/de-de/datenschutz-und-sicherheit-in-microsoft-teams-nutzer/.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs.1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), da die Verarbeitung der Daten im Zusammenhang mit der Durchführung des jeweiligen Lernangebotes erforderlich ist.
In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre Daten, um berechtigte Interessen von uns oder von Dritten zu wahren. Dazu zählen Insbesondere die Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs sowie die Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten. Die Datenverarbeitung erfolgt in diesen Fällen auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten ausschließlich die Personen und Stellen Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Abwicklung der gebuchten Leistungen benötigen. Dazu zählen Beschäftigte der Peras Lernwelt und der IT-Administratoren.
Zudem werden Ihre Daten an Microsoft übertragen, die in unserem Auftrag und gemäß unseren Weisungen (sog. Auftragsverarbeiter) zu den zuvor genannten Zwecken tätig werden. Dabei wird allerdings vertraglich sichergestellt, dass Ihre Daten im Einklang mit allen anwendbaren datenschutzrechtlichen Vorschriften geschützt werden.
Ihre persönlichen Daten werden in keiner Form von uns oder durch uns beauftragte Personen an sonstige Dritte weitergegeben, außer wir sind zur Weitergabe aufgrund zwingender gesetzlicher Regelungen verpflichtet (z.B. staatliche Einrichtungen).
Ihre Daten werden grundsätzlich in Rechenzentren innerhalb von Europa in der sogenannte „EU Data Boundary“ gespeichert. Dies umfasst verschiedene Länder innerhalb der EU und des EWR sowie dem EFTA-Mitgliedsstaat Schweiz. Für Datentransfers in die Schweiz besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission.
In bestimmten Fällen kann es jedoch notwendig sein, Daten in weitere Drittstaaten zu übertragen, um den Betrieb des Clouddienstes sicherzustellen. So erfolgt eine Übermittlung, wenn diese vom Teilnehmer initiiert wird, so z.B. wenn sich ein Teilnehmer aus einem Drittstaat einwählt.
Ebenso können im Rahmen von Wartungs- und Supportfällen, zur Sicherung und Verbesserung der Dienstqualität, zum Schutz vor Sicherheitsbedrohungen sowie zur Reduzierung der Routinglatenz gelegentlich Daten außerhalb der EU-Datengrenze in den USA verarbeitet werden bzw. ein Zugriff durch die Behörden der USA kann nicht ausgeschlossen werden.
Für den Datentransfer in die USA besteht Angemessenheitsbeschluss zwischen der EU und den USA vom 10.07.2023 im Rahmen des Data Privacy Framework. Die Microsoft Corporation mit Sitz in den USA ist nach diesem Framework zertifiziert. Zusätzlich haben Microsoft Ireland und Microsoft Corporation die EU-Standardvertragsklauseln von 2021 (2021/914/EU) vereinbart, um diese Übertragungen zusätzlich abzusichern. Während der Übertragung über das Internet sind die Daten verschlüsselt, um unbefugten Zugriff zu verhindern, zum Beispiel durch Transportverschlüsselung.
Wir verarbeiten Ihre Daten grundsätzlich nur solange, wie sie für die Zwecke, für die sie erhoben worden sind, erforderlich sind. Danach werden Ihre Daten gelöscht, es sei denn die Verarbeitung bzw. Speicherung Ihrer Daten ist zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich.
In diesem konkreten Fall werden vorübergehend die Meeting-Metadaten automatisch von Microsoft Teams gespeichert. Die Daten werden nach 30 Tagen gelöscht. Chatprotokolle werden für eine Dauer von 30 Tagen gespeichert. Teilnahmeprotokolle werden vorübergehend gespeichert, sofern wir ein Teilnahmezertifikat ausstellen. Die Teilnahmeprotokolle werden nach 30 Tagen gelöscht.
Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten. Bei einer Auskunftsanfrage bitten wir um Verständnis dafür, dass wir im Zweifel ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung, insbesondere wenn diese zur Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen erfolgt. Zudem haben Sie ein Recht auf Datenübertragbarkeit.
Ihr Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten bei unserem oben genannten Datenschutzbeauftragten oder einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Postfach 10 29 32
70025 Stuttgart
